Clara C Herlinda

041211231063 – Teori Organisasi kelas J

Dimensi Struktur Organisasi dan Beberapa Pilihan Desain Organisasi

Terdapat tiga komponen dalam dimensi inti struktur organisasi, yaitu kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi.

1. Kompleksitas

Kompleksitas, merujuk pada tingkat differensisi yang ada dalam sebuah organisasi.. terdapat beberapa differensiasi dalam kompleksitas:

• Differensiasi horizontal

Differensiasi horizontal mempertimbangkan tingkat differensiasi  unit unit berdasarkan orientasi para anggotanya, sifat dari tugas yang mereka laksanakan, dan tingkat pendidikan serta pelatihannya. Bukti paling nyata dari organisasi yang menekankan pada differensiasi horizontal adalah spesialisasi dan departementalisasi.

Spesialisasi adalah pengelompokan aktivitas tertentu yang dilakukan satu individu. Spesialisasi fungsional   (pembagian kerja) adalah pemecahan pekerjaan menjadi tugas yang sederhana dan berulang-ulang. Sedangkan spesialisasi social adalah para individu yang dispesialisasi bukan pekerjaannya.

Departementalisasi adalah cara perusahaan secara khas mengkoordinasikan aktivitas yang telah didiferensiasikan secara horizontal. Misalnya pengelompokan berdasar fungsinya; keuangan, manufaktur, penjualan)

• Differensiasi vertical

Differensiasi vertikal merujuk pada kedalaman hierarki organisasi. Makin banyak jumlah tingkatan hierarki dalam organisasi, makin besar potensi terjadinya distorsi dalam komunikasi, dan makin sulit mengkoordinasi pengambilan keputusan, serta semakin sulit bagi top manajer mengawasi bawahannya. Rentang kendali adalah penetapan jumlah bawahan yang dapat diatur dengan efektif oleh seorang manajer. Semakin lebar rentangnya, semakin banyak bawahan yang memiliki kewajiban melapor kepada manajer. Semakin kecil rentang kendalinya semakin tinggi struktur organisasinya.

• Differensiasi spasial

Differensiasi spasial meliputi tingkat sejauh mana lokasi fasilitas dan para pegawai organiasasi tersebar secara geografis. Elemen differensiasi spasial memperhatikan jarak maupun jumlah. Differensiasi spasial merupakan elemen ketiga dari kompleksitas, hal ini menunjukan pemisahan secara fisik itu sendiri akan meningkatkan kompleksitas.

Peningkatan terhadap salah satu dari ketiga factor tersebut akan meningkatkan kompleksitas organisasi. Jika kompleksitas meningkat, demikian juga tuntutan terhadap manajemen untuk memastikan bahwa aktifitas aktifitas yang didiferensiasi dan disebar bekerja dengan mulus dan ecara bersama ke arah pencapaian tujuan organisasi.

2. For malisasi

Formalisasi merujuk pada tingkat sejauh mana pekerjaan dalam organisasi itu distandardisasikan. Formalisasi aalah suatu ukuran tentang standardisasi. Jika sebuah pekerjaan dilakukan formalisasi, maka pemegang pekerjaan itu hanya mempunyai sedikit kebebasan mengenai apa yang harus dikerjakan dan tentang bagaimana mengerjakannya. Namun, makin besar profesionalisme sebuah pekerjaan, maka semakin kecil pekerjaan itu dapat diformalisasi dengan tinggi.

Formalisasi atau standardisasi perilaku akan mengurangi keanekaragaman. Standardisasi juga mendorong koordinasi. Selain itu dengan melakukan formalisasi maka penghematan biaya dapat dicapai. Semakin besar formalisasi tersebut, semakin sedikit pula kebijaksanaan  yang diminta dari pemegang jabatan, Sehingga didapat kesimpulan, memformalkan pekerjaan sedapat mungkin agar memperoleh prestasi yang paling efektif dari para pegawainya dengan biaya paling rendah.

Terdapat 5 teknik dalam formalisasi, yaitu:

• Seleksi. Seleksi bertujuan menghindari perekrutan individu pekerja yang tidak cocok, yaitu para individu, yang tidak dapat menerima norma norma organisasi.
• Persyaratan peran. Mencangkup, penetapan pekerjaan yang harus dilakukasn dalam organisasi dan menguraikan tentang perilaku pegawai yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.
• Peraturan, prosedur, dan kebijaksanaan. Peraturan adalah pernyataan eksplisit yang ditujulam kepada pegawai tentang apa yang harus dan tak boleh dilakukan. Peraturan tidak memberi kesempatan kepada pegawai untuk mebuat pertimbangan/mengambil kebijakan. Prosedur adalah rangkaian langkah yang saling berhubungan satu sama lain secara sekuensial yang diikuti pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Prosedur ditetapkan untuk memastikan terjadinya standarisasi proses kerja. Kebijaksanaan adalah pedoman yang menetapkan hambatan terhadap pengambilan keputusan yang dibuat oleh pegawai.  Kebijaksanaan memberi kesempatan pada pegawai untuk menggunakan keleluasaannya yang terbatas dan tidak menetapkan perilaku tertentu dan spesifik dari pegawai.
• Pelatihan. Didalamnya terdapat berbagai jenis yaitu on the job (tugas, coaching, dan magang) untuk mengajarkan pegawaitentang keterampilan kerjanya ditambah dengan pemberian off the job (kuliah dalam kelas, film, demonstrasi, simulasi).
• Ritual. Merupakan teknik formalisasi terhadap para anggota yang diperkirakan akan mempunyai dampak yang kuat dan lama terhadap organisasi.

3. Sentralisasi

Sentralisasi adalah tingkat dimana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tungga; dalam organisasi. Konsentrasi yang tinggi menyatakan adanya sentralisasi yang tinggi, sedangkan sebaliknya yang kemudian disebut desentralisasi.

Ada beberapa alasan sebaiknya organisasi menggunakan desentralisasi dalam pengambilan keputusan, yaitu setiap manajer memiliki keterbatasan dalam memproses informasi yang ia peroleh. Selain itu alasan bahwa organisasi harus merespons dengan cepat perubahan kondisi, menjadikan desentralisasi sangat dibutuhkan. Desentralisasi juga dapat memberi masukan lebih rinci nagi pengambilan keputusan. Desentralisasi mampu memotivasi pegawai karena mereka turut terlibat dalam proses pengambilan keputusan. Yang terakhir, manfaat dari desentralisasi adalah peluang pelatihan yang diciptakannya bagi manajer tingkat rendah.

Terdapat lima pemilihan desain organisasi yang sering digunakan, yaitu:

1. Struktur sederhana digunakan bila organisasi kecil atau masih dalam tahap awal pengembangan lingkungan sederhana dan dinamik, organisasi menghadapi krisis, atau jika pimpinan adalah pemilik,

Kelebihan:

• Sederhana, fleksibel, kurang membutuhkan biaya untuk pemeliharaannya
• Tidak terdapat lapisan dari struktur yang rumit
• Pertanggungjawabannya jelas
• Ketidakpastian tujuan rendah karena anggota dengan mudah mengidentifikasikan diri dengan cepat dengan misi organisasi

Kelemahan:

• Penggunaannya yang terbatas, karena jika dihadapkan pada besaran yang bertambah ia tidak dapat memenuhi kebutuhan
• Mengkonsentrasikan kekuasaan di tangan satu orang
• Sangat tergantung kepada satu orang individu/pimpinan

2. Birokrasi mesin sangat efisien untuk organisasi dengan ukuran besar, lingkungan yang stabil dan sederhana, dan teknologi yang terdiri dari pekerjaan rutin yang dapat distandarisasi

Kelebihan:

• Kemampuannya melakukan aktivitas yang terstandarisasi dengan cara yang sangat efisien
• Meminimalkan duplikasi dari personalia dan peralatan, serta pegawai puas dan senang karena berpeluang berbicara dengan bahasa yang sama.
• Dapat dijalankan oleh pimpinan ditingkat menengah dan bawah yang kurang berbakat, sehingga lebih murah

Kekurangan:

• Spesialisasi menciptakan konflik pada sub-sub unit
• Tujuan sub unit dapat mengalahkan tujuan keseluruhan organisasi
• Jika timbul masalah yang tidak secara tepat sesuai dengan peraturan, tidak ada tempat untuk melakukan modifikasi
• Ia hanya efisien selama pegawai menghadapi masalah yang pernah mereka jumpai sebelumnya dan keputusan yang terprogram telah ditentukan

3. Struktur professional cocok bagi organisasi dengan ukuran yang besar, lingkungan stabil dan kompleks, serta teknologi rutin yang dinternalkan melalui profesionalisasi

Kelebihan:

• Dapat mengerjakan tugas yang terspesialisasi (membutuhkan keterampilan profesional yang sangat terlatih) dengan efisiensi yangrelatif sama seperti yang terdapat di dalam birokrasi mesin

Kekurangan:

• Ada kecenderungan berkembang konflik antara sub unit
• Fungsi-fungsi profesional mencoba mengejar tujuan sempit mereka, sering membuat kepentingan fungsi lain dan organisasi tampak menjadi tidak penting

4. Struktur divisional cocok untuk lingkungan yang lebih sederhana ketimbang kompleks dan lebih stabil ketimbang dinamis

Kelebihan:

• Membebaskan staf kantor pusat dari perhatinnya mengenai rincian kegiatan sehari-hari sehingga mereka dapat lebih memberi perhatian kepada masalah jangka panjang
• Divisi yang otonom dapat menjadi alat pelatihan dan pengembangan yang baik bagi pimpinan

Kelemahan:

• Kecenderungan dari bentuk dividional tersebut yang dapat mendorong terjadinya konflik
• Menimbulkan masalah koordinasi

5. Adhocracy lebih tepat digunakan bila ingin beradaptasi dan kreatif, spesialis berbagai disiplin dibutuhkan untuk bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, jika tugas-tugasnya bersifat teknis, tidak terprogram, terlalu kompleks untuk ditangani oleh satu orang

Kelebihan:

• Peran yang dilaksanakan dalam tim dapat dipertukarkan, dan bergantung pada sifat dan kompleksitas dari tugas tersebut
• Kemampuannya cepat menanggapi perubahan serta inovasi dan memungkinkan koordinasi dari berbagai spesialis.