DIMENSI ORGANISASI DAN BEBERAPA PILIHAN DESAIN ORGANISASI

DIAN ANGGRAENI

041211231244

DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS AIRLANGGA

2014

DIMENSI STRUKTUR ORGANISASI

1.Dimensi struktur organisasi

Kompleksitas

Kompleksitas merujuk pada tingkat diferensiasi yang ada di dalam sebuah organisasi. Diferensiasi horisontal mempertimbangkan tingkat pemisahan horisontal di antara unit-unit. Diferensiasi vertikal merujuk pada kedalaman hierarki organisasi. Diferensiasi spasial meliputi tingkat sejauh mana lokasi fasilitas dan para pegawai organisasi tersebar secara geografis. Peningkatan pada masalah satu dari ketiga faktor tersebut akan meningkatkan kompleksitas sebuah organisasi.

Diferensiasi horisontal

Diferensiasi horisontal merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggotanya, sifat dari tugas yang meeka laksanakan, dan tingkat pendidikan serta pelatihannya.

Diferensiasi vertikal

Diferensiasi vertikal merujuk pada kedalaman struktur. Diferensiasi meningkat, demikian pula kompleksitasnya karena jumlah tingkatan hierarki di dalam organisasi bertambah. Makin banyak tingkatan yang terdapat di antara top management dan tingkat yang paling rendah, maka makin besar pula potensi terjadinya distorsi dalam komunikasi, dan makin sulit mengkoordinasi pengambilan keputusan dari pegawai manajerial, serta makin sukar bagi top management untuk mengawasi kegiatan bawahannya.

Diferensiasi spasial

Diferensiasi spasial merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi dari kantor, pabrik, dan personalia sebagai sebuah organisasi tersebar secara geografis. Diferensiasi spasial dapat dilihat sebagai perluasan dari dimensi dan dan diferensiasi horizontal dan vertikal. Artinya, adalah mungkin untuk memisahkan tugas dan pusat kekuasaan secara geografis. Pemisahan ini mencakup penyebaran jumlah maupun jarak.

Formalisasi

Formalisasi merujuk pada tingkat sejauh mana pekerjaan di dalam organisasi itu distandardisasikan. Jika formalisasi rendah, perilaku para pegawai relatif tidak terprogram. Karena kebijakan dari seseorang di dalam pekerjaannya berbanding terbalik dengan jumlah perilaku yang diprogramkan lebih dahulu oleh organisasi, maka makin besar standardisasi, makin sedikit pula jumlah masukan mengenai bagaiman suatu pekerjaan harus dilakukan oleh seorang pegawai. Standardisasi bukan hanya menghilangkan kemungkinan para pegawai untuk berperilaku secar lain, tetapi juag menghilangkan kebutuhan bagi para pegawai untuk mempertimbangkan aternatif.

Sentralisasi

Sentralisasi adalah yang paling problematis dari ketiga komponen. Sentralisasi dinyatakan sebagai sejauh mana kekuasaan formal dapat membuat kebijaksanaan-kebijaksanaan dikonsentrasikan pada satu individu, sebuah unit, atau suatu tingkat (biasanya pada tingkat tinggi dalam organisasi), dengan demikian pegawai (biasanya berada di bagian bawah organisasi) hanya memperoleh masukan yang minim dalam pekerjaan mereka. Istilah sentralisasi merujuk kepada tingkat dimana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal di dalam organisasi. Konsentrasi yang tinggi menyatakan adanya spesialisasi yang tinggi, sedangkan konsentrasi yang rendah menunjukkan adanya desentralisasi. Tingkat kontrol yang dimiliki seseorang dalam seluruh proses pengambilan keputusan dapat digunakan sebagai sebuah ukuran mengenai sentralisasi. Kelima langkah dalam proses pengambilan keputusan adalah sebagai berikut: mengumpulkan informasi untuk diteruskan kepada pengambil keputusan mengenai apa yang dapat dilakukan; memproses dan menginterpretasikan informasi tersebut untuk memberi saran kepada pembuat keputusan mengenai apa yang harus dilakukan; membuat pilihan mengenai apa yang hendak dilakukan; memberi wewenang kepada orang lain mengenai apa yang hendak dilakukan.

2.Departementalisasi

Depertementasi atau departementalisasi bersangkutan dengan proses penentuan cara pengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi. Departementasi mencerminkan organsasi horizontal pada setiap tingkatan hirarki, dan hubungan erat dengan prinsip spesialisasi klasik.

a) Departemntasi Fungsional. Departementasi fungsional dapat dijumpai di setiap tipe organisasi. fungsi-fungsi utama biasanya adalah produksi, pemasaran dan keuangan, fungsi-fungsi vital yang memungkinkan perusahaan beroprasi dan menjaga kelangsungan hudupnya.

b) Departemantasi Produk. Departemantasi produk merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan atas dasar perbedaan barang-barang dan atau jasa-jasa menurut perbedaan-perbedaan cara produksi atau pemrosesan dan atau pemakaian akhir.

c) Departemtasi Wilayah. Bila organisasi beropraso di wilayah-wilayah yang tersebar, maka departemtasi atas dasar wilayah akan diperlukan. Tipe departemantasi wilayah ini sering juga disebut departemtasi lokasi, daerah, regional atupun geografis.

3.Model Desain Organisasi

Model desain organisasi atau struktur organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal pengelolaan suatu organisasi yang menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Disain mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi, desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran satuan kerja.

Pada penerapannya, model desain orgranisasi terdiri dari 2 model, yaitu Desain organisasi Mekanistik dan Desain organisasi orgranik.

1. Desain Organisasi Mekanistik.

Ø  Proses kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan.

Ø  Proses motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa, aman, dan ekonomik melalui perasaan takut dan sanksi.

Ø  Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir ke bawah dan cenderung terganggu tidak akurat.

Ø  Proses interaksi bersifat tertutup dan terbatas, hanya sedikit pengaruh bawahan atas tujuan dan metode departemental.

Ø  Proses pengambilan keputusan hanya di tingkat atas, keputusan Relatif.

Ø  Proses penyusun tujuan dilakukan di tingkat puncak original, tanpa mendorong adanya partisipasi kelompok.

Ø  Proses kendali dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan.

2. Desain Orgranisasi Orgranik.

Ø  Proses kepemimpinan mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan antara atasan dan bawahan dalam segala persoalan.

Ø  Proses motivasi berusaha menimbulkan motivasi melalui metode Partisipasi.

Ø  Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir secara bebas keseluruh orgranisasi yaitu ke atas ke bawah dan kesamping.

Ø  Proses interaksi bersifat terbuka dan ekstensif, bai atasan ataupun bawahan dapat mempengaruhi tujuan dan metode partemental.

Ø  Proses pengambilan keputusan dilaksanakan di semua tingkatan melalui proses kelompok.

Ø  Proses penyusunan tujuan mendorong timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan sasaran yang tinggi dan realistis.

Ø  Proses kendali menyeber ke seluruh orgranisasi dan menekan pemecahan masalah dan pengendalian diri.

4.Implikasi Manajerial Desain dan Struktur Organisasi

Dapat menghasilkan struktur atau susunan yang berkualitas didalam suatu organisasi, karena ada teori yang mengatakan posisi adalah kualitas maka setiap orang yang menempati posisi yang ia kuasai dalam suatu organisasi akan menghasilkan kontribusi besar dalam suatu organisasi tersebut. itulah alasan mengapa diperlukan implikasi manajerial desan dan struktur organisasi.

BEBERAPA PILIHAN DESAIN ORGANISASI

ELEMEN-ELEMEN UMUM DALAM ORGANISASI

Semetara tidak ada kerangka kerja yang diterima secara umum untuk mengklarisikasi organsasi karya Henry Mintzberg mungkin merupakan yang paling mendekati.

Mintzberg menyatakan bahwa setiap organisasi mempunyai lima bagian dasar. Hal ini didefinisikan sebagai berikut :

1. The operating core. Para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi dan produk dan jasa.
2. The strategic apex. Manajer tingkat puncak, yang diberi tanggung jawab keseluruhan untuk organisasi itu.
3. The middle line. Para manajer yang menjadi penghubung operative core dengan strategic apex.
4. The technostructure. Para analis yang mempunyai tanggung jawab untuk melaksanakan bentuk standarisasi tertentu dalam organsasi.
5. The support staff. Orang-orang yang mengisi unit staf, yang memberi jasa pendukung tidak langsung kepada organisasi.

STRUKTUR SEDERHANA

Struktur sederhana dikatakan terutama dikarakterisasikan oleh hal-hal yang bukan sebenarnya ketimbang yang sebenarnya. Struktur sederhana tidak rumit. Kompleksitasnya rendah, mempunyai sedikit formalisasi, dan mempunyai wewenang yang disentralisasi pada seseorang. Struktur sederhana digambarkan sebagai sebuah organisasi yang datar, dengan operative core yang organic dan hampir semua orang melapor kepada seorang strategic apex di mana kekuasaan pembuatan keputusan disentralisasi.

BIROKRASI MESIN

Standarisasi. Itulah konsep utama yang membawahkan semua birokrasi mesin. Lihat bank tempat anda menyimpan rekening, departemen store tempat anda membeli pakaian, atau kantor pemerintah yang mengumpulkan pajak anda, yang memaksakan peraturan kesehatan atau yang memberikan perlindungan terhadap bahayan kebakaran. Mereka semua menyandarkan diri kepada proses kerja yang distandarisasi untuk koordinasi dan kontrol.

BIROKRASI PROFESIONAL

Pekerjaan yang dilakukan orang dewasa ini makin membutuhkan tingkat keahlian tinggi yang terspesialisasi. Sebuah gelar S1 diminta untuk makin banyak pekerjaan. Demikian juga, gelar sarjana strata dua. Eksplorasi ilmu pengetahuan menciptakan kelas baru dari organisasi yang membutuhkan para professional untuk menghasilkan produk dan jasa mereka.

STRUKTUR DIVISIONAL

Kekuasaan dalam struktur divisional digambarkan terletak pada manajemen menengah. Alasannya adalah bahwa struktur divisional tersebut sebetulnya adalah sejumlah unit yang otonom, masing-masing secara khas adalah birokrasi mesin, yang dikordinasi secara terpusat oleh sebuah kantor pusat. Karena divisi-divisi tersebut berdiri sendiri, ia memberi kepada manajemen menengah – para manajer divisi – kontrol yang cukup besar.

KATEGORI STRUKTUR BARU

ADHOCRACY

Adhocracy dicirikan oleh diferensiasi horizontal yang tinggi, diferensiasi vertical yang rendah, fleksibilitas dan daya tanggap yang tinggi. Diferensiasi horizontal besar karena adhocracy pada umumnya diisi oleh professional dengan tingkat keahlian yang tinggi, diferensiasi vertical rendah karena tingkatan administrasi yang banyak akan membatasi kemampuan organisasi untuk melakukan penyesuaian. Juga, kebutuhan akan pengawasan adalah minimal karena para professional telah menghayati perilaku yang diinginkan konsumen.