Dimensi Struktur Organisasi dan Beberapa Pilihan Desain Organisasi

Nida Chofiya Alfiani (041211233167)

DIMENSI STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi adalah pola tentang hubungan antara berbagai komponen dan bagian organisasi. Pada organisasi  formal struktur direncanakan dan merupakan usaha sengaja untuk menetapkan pola hubungan antara berbagai komponen sehingga dapat mencapai sasaran secara efektif. Sedangkan pada organisasi informal struktur organisasi adalah aspek sistem yang tidak direncanakan dan timbul secara spontan akibat interaksi peserta. Berikut tiga dimensi struktur organisasi:

1. Kompleksitas

Mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi termasuk di dalamnya tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki organisasi, serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara geografis.

Macam-macam diferensiasi:

1. Diferensiasi horizontal, merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggota, sifat dari tugas yang dilaksanakan, dan tingkat pendidikan serta pelatihannya yang disebut sebagai spesialisasi. Terdapat spesialisasi fungsional, spesialisasi sosial, dan departementalisasi.
2. Diferensiasi vertikal, merujuk pada kedalaman struktur dan diferensiasi meningkat, demikian pula kompleksitasnya karena jumlah tingkatan hirarki di dalam organisasi bertambah. Makin banyak tingkatan yang terdapat antara top management dan tingkat yang paling rendah, makin besar pula tingkat distorsi dalam komunikasi, dan makin sulit mengkoordinasi pengambilan keputusan dari pegawai manajerial, serta makin sulit bagi top management untuk mengawasi kegiatan bawahannya.
3. Diferensiasi spasial, merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi dari kantor, pabrik, dan personalia sebagai sebuah organisasi tersebar secara geografis. Diferensiasi spasial dapat dilihat sebagai perluasan dari diferensiasi horizontal dan vertikal, artinya, adalah mungkin untuk memisahkan tugas dan pusat kekuasaan secara geografis. Pemisahan ini mencakup penyebaran jumlah maupun jarak.

2. Formalisasi

Merujuk pada tingkat sejauh mana pekerjaan di dalam organisasi tersebut distandarisasi sehingga memudahkan koordinasi dan dapat melakukan penghematan. Jika formalisasi rendah, perilaku para pegawai cenderung tidak terprogram karena kebijakan dari seseorang di dalam pekerjaannya berbanding terbalik dengan jumlah perilaku yang diprogramkan lebih dahulu oleh organisasi.

Karakteristik formalisasi:

1. Bersifat eksternal bagi pegawai; peraturan, prosedur, dan aturan ditetapkan secara rinci dan dilaksanakan melalui pengawasan langsung.
2. Perilaku yang diinternalkan melalui nilai dan norma.
3. Teknik-teknik formalisasi terdiri dari seleksi-persyaratan peran-peraturan, prosedur, dan kebijakan-pelatihan-pelaksanaan.

3. Sentralisasi

Sentralisasi adalah tingkat dimana pengambilan keputusan dikonsentrasikan hanya pada satu titik tunggal di dalam organisasi.

Hambatan sentralisasi:

• Hanya memperhatikan struktur formal
• Tidak memperhatikan kebebasan dalam pengambilan keputusan
• Konsentrasi pada seseorang, suatu unit, atau suatu tingkat
• Kontrol dari top management, tetapi keputusan tetap terletak pada anggota tingkat rendah

Keuntungan sentralisasi:

• Keputusan komprehensif yang akan diambil
• Pengehematan dan lebih efektif

BEBERAPA PILIHAN DESAIN ORGANISASI

Desain organisasi merupakan proses perkembangan hubungan dan penciptaan struktur untuk mencapai tujuan organisasi. Jadi, stuktur merupakan hasil dari proses desain yang dilakukan oleh manajer dan bersifat kontinyu.

1. Struktur Sederhana

Struktur sederhana digambarkan sebagai sebuah organisasi yang datar, dengan operating core yang organik dan hampir semua orang melapor kepada seorang strategik apex dimana kekuasaan pembuatan keputusan disentralisasi. Ciri-ciri: tidak rumit, kompleksitas rendah, sedikit formalisasi, disentralisasi.

Kekuatan:

• Terletak pada kesederhanaannya.
• Struktur cepat.
• Fleksibel dan membutuhkan sedikit biaya untuk pemeliharaannya
• Tidak terdapat lapisan dari struktur yang rumit
• Pertanggungjawaban jelas dan ketidakpastian tujuan minimum
• Mudah melihat pekerjaan seorang karyawan.

Kelemahan:

• Penggunaan yang terbatas
• Tidak dapat memenuhi kebutuhan pada besaran yang bertambah
• Mengkonsentrasikan kekuasaan di tangan satu orang sehingga mudah terjadi penyalahgunaan kekuasaan.

Advice: Struktur sederhana efektif bila jumlah pegawai sedikit. Kecilnya besaran biasanya berarti kurangnya pekerjaan yang diulang-ulang pada operating core, dengan demikian standarisasi menjadi kurang menarik. Komunikasi yang tepat adalah komunikasi informal. Selama strukturnya tetap kecil, “one person show” dapat mengawasi semua kegiatan dengan efektif, mengetahui masalah utama, dan menjalankan semua keputusan.

2. Birokrasi Mesin

Ciri-ciri:

• Mempunyai tugas operasi rutin yang sangat tinggi
• Peraturan sangat diformalisasi
• Tugas dikelompokkan ke dalam departemen-departemen fungsional
• Wewenang yang disentralisasi
• Pengambilan keputusan mengikuti rantai komando
• Struktur administrasi yang rumit dengan perbedaan tajam antara aktivitas lini dan staf

Kekuatan: kemampuan untuk melakukan aktivitas yang distandarisasi dengan cara yang sangat efisien.

Kelemahan: kenyataan bahwa spesialisasi menimbulkan konflik pada sub-sub unit, dapat menyebabkan tujuan fungsional unit-unit mengalahkan tujuan organisasi.

Advice: Birokrasi mesin paling efisien untuk organisasi dengan ukuran besar, lingkungan yang stabil dan sederhana, dan teknologi yang terdiri dari pekerjaan rutin yang dapat distandarisasi.

3. Birokrasi Profesional

Diciptakan untuk memberi kesempatan kepada organisasi untuk mempekerjakan spesialis yang sangat terlatih bagi operating core-nya, sambil tetap memperoleh efisiensi dari standarisasi.

Kekuatan: dapat mengerjakan tugas yang terspesialisasi, yaitu tugas yang membutuhkan keterampilan profesional yang sangat terlatih, dengan efisiensi yang relatif sama dengan birokrasi mesin.

Kelemahan:

• Kemungkinan berkembangnya konflik antara sub-sub unit
• Spesialis pada birokrasi profesional bersifat kompulsif dalam tekadnya untuk mengikuti peraturan

Advice: Birokrasi profesional baik untuk organisasi besar dengan lingkungan yang stabil dan kompleks, teknologi rutin yang diinternalkan lewat profesionalisasi. Operating core organisasi didominasi oleh profesional terampil yang telah menghayati prosedur yang sukar untuk dipelajari namun didefinisikan dengan baik.

4. Struktur Divisional

Kekuasaan dalam struktur divisional terletak pada manajemen menengah. Alasannya bahwa struktur divisional sebenarnya adalah sejumlah unit yang otonom, masing-masing secara khas adalah birokrasi mesin yang dikoordinasi oleh sebuah kantor pusat.

Kekuatan:

• Berusaha untuk menyelesaikan masalah dengan cara menempatkan tanggung jawab penuh bagi sebuah produk atau jasa di tangan seorang manajer divisi
• Membebaskan staf kantor pusat dari perhatian mengenai rincian kegiatan sehari-hari sehingga dapat lebih memperhatikan masalah jangka panjang

Kelemahan

• Duplikasi kegiatan dan sumber daya
• Kecenderungan dari bentuk divisional yang dapat mendorong terjadinya konflik

Advice: Kriteria utama yang menentukan penggunaan struktur divisional adalah keanekaragaman produk atau pasar. Jika sebuah organisasi memilih sebuah strategi diversifikasi (untuk menjadi organisasi multiproduk atau multipasar), bentuk divisional lebih disukai dibandingkan birokrasi mesin.

5. Adhokrasi

Ciri-ciri:

• Diferensiasi horizontal tinggi
• Diferensiasi vertikal rendah
• Formalisasi rendah
• Desentralisasi, fleksibilitas, dan daya tanggap tinggi

Kekuatan: tim dapat ditukar, dan bergantung dari sifat dan kompleksitas tugas, tim tersebut dapat dibagi ke dalam sub-unit yang masing-masing bertanggungjawab atas berbagai fase dari pekerjaan yang harus diselesaikan.

Kelemahan:

• Adanya konflik
• Terdapat ketidakjelasan pengertian mengenai wewenang dan tanggung jawab
• Kegiatan tidak dapat digolong-golongkan
• Adhokrasi tidak memiliki keunggulan bila dibandingkan dengan pekerjaan yang distandarisasi

Advice: Teknologi pada adhokrasi bersifat non-rutin sehingga harus digunakan untuk menanggapi perubahan strategi yang akan digunakan oleh organisasi. teknologi tersebut akan mempunyai sedikit formalisasi dan bersifat kompleks.