ERIKA SEFILA PUTRI

041211231241

BAB 4

DIMENSI-DIMENSI STRUKTUR ORGANISASI

Dalam dimensi struktur organisasi terdapat 3 hal penting,yaitu :kompleksitas,formalisasi,sentralisasi.

1. KOMPLEKSITAS

Kompleksitas merujuk pada tingkat diferensiasi yang ada di dalam sebuah organisasi. Terdapat 3 diferensiasi,yaitu :

1. Diferensiasi Horizontal

Diferensiasi horizontal merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggotanya,sifat dari tugas yang dilaksanakan,serta tingkat pendidikan dan pelatihannya. Maka dapat dikatakan bahwa jika semakin banyak jenis pekerjaan yang membutuhkan pengetahuan dan ketrampilan istimewa,semakin kompleks pula organisasi tersebut. Bukti paling nyata yang menekankan diferensiasi horizontal adalah spesialisasi dan departementalisasi. Spesialisasi merujuk pada pengelompokan aktifitas tertentu yang yang dilakukan satu individu. Bentuk spesialisasi yang dikenal adalah spesialisasi fungsional- dimana pekerjaan dipecah-pecah menjadi tugas yang sederhana dan berulang. Jika para individunya yang dispesialisasi dan bukan pekerjaannya,maka dikenal sebagai spesialisasi sosial. Spesialisasi spesial dapat dicapai dengan menyewa tenaga profesional yang mempunyai ketrampilan yang tidak dapat dijadikan rutin dengan segera. Pembagian kerja masih berlaku sampai saat ini karena alasan : pertama,pada pekerjaan yang sangat kompleks dan memerlukan pengalaman,tidak ada satu orang pun yang dapat mengerjakan semua tugas,karena adanya keterbatasan fisik. Kedua,keterbatasan dalam pengetahuan merupakan hambatan. Elemen lain yang mendukung pembagian kerja adalah efisiensi,karena ketrampilan seseorang dalam melakukan pekerjaan akan meningkat lewat pengulangan pekerjaan.

Departementalisasi merupakan cara organisasi secara khas mengkoordinasikan aktifitas yang telah didieferensiasi secara horizontal.

2. Diferensiasi Vertikal

Diferensiasi vertikal merujuk pada kedalaman struktur. Diferensiasi meningkat,demikian pula kompleksitasnya karena jumlah tingkatan hierarkhi di dalam organisasi bertambah. Rentang kendali (span of control) menetapkan jumlah bawahan yang dapat diatur dengan efektif oleh seorang manajer. Jika rentangnya lebar,maka para manajer akan mempunyai banyak bawahan yang melapor kepadanya. Jika sempit,maka para manajer hanya mempunyai sedikit bawahan.

3. Diferensiasi Spasial

Diferensiasi spasial merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi dari kantor,pabrik,dan personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis. Diferensiasi spasial dapat dilihat sebagai perluasan dari diferensiasi horizontal dan vertikal.

• Mengapa kompleksitas penting?

Semakin kompleks sebuah organisasi maka makin besar kebutuhannya akan alat komunikasi,koordinasi,dan kontrol yang efektif. Dengan kata lain jika kompleksitas meningkat maka akan demikian juga halnya dengan tuntutan terhadap manajemen untuk memastikan bahwa aktifitas-aktifitas yang didiferensiasi dan disebar bekerja dengan mulus dan secara bersamaan ke arah pencapaian tujuan organisasi.

2. FORMALISASI

Formalisasi merujuk pada tingkat sejauh mana pekerjaan di dalam organisasi itu distandarisasikan. Jika sebuah pekerjaan sangat diformalisasikan maka pemegang pekerjaan itu hanya mempunyai sedikit kebebasan mengenai apa yang harus dikerjakan,bilamana pengerjaannya,dan bagaimana ia harus melakukannya. Dengan demikian formalisasi adalah suatu ukuran rentang standarisasi. Karena kebijakan dari seseorang di dalam pekerjaannya berbanding terbalik dengan jumlah perilaku yang diprogramkan lebih dahulu oleh organisasi maka makin besar standarisasi makin sedikit pula jumlah masukan mengenai bagaimana suatu pekerjaan harus dilakukan ileh seorang pegawai.

• Jangkauan formalisasi

Formalisasi dapat berbeda dalam hal pekerjaan itu tidak terampil atau tidak,tetapi juga dalam tingkatan organisasi dan departemen fungsional. Pegawai pada tingkat yang lebih tinggi dalam organisasi makin banyak terlibat dalam aktifitas yang kurang diulang dan yang membutuhkan pemecahan yang unik.

• Mengapa formalisasi itu penting ?

Perusahaan menggunakan formalisasi karena keuntungannya yang diperoleh dari pengaturab perilaku para pegawai. Standardisasi perilaku akan mengurangi keanekaragaman. Selain itu standardisasi juga akan meningkatkan koordinasi,dan juga akan membuat kebijaksanaan yang diminta dari pemegang jabatan akan sedikit jika semakin besar formalisasi. Sehingga,dapat disimpulkan organisasi memilih untuk memformalkan pekerjaan sedapat mungkin agar memperoleh prestasi paling efektif dari para pegawainya dengan biaya paling rendah.

• Teknik-teknik formalisasi

Teknik yang digunakan untuk membuat formalisasi adalah :

Seleksi

Organisasi melakuka n proses seleksi yang efektif untuk menentukan apakah calon pekerja cocok bagi organisasi atau tidak,jadi untuk menyaring orang yang tepat dan mengeluarkan mereka yang berpikir dan bertindak dengan cara-cara yang dianggap oleh manajemen kurang baik.

• Persyaratan peran

Organisasi yang mengembangkan uraian pekerjaan yang terinci dan sukar berusaha untuk menentukan harapan tentang bagaimana peran tertentu harus dimainkan. Dengan melepas atau memperketat harapan mengenai peran,organisasi sebenarnya mengurangi atau memperketar tingkat formalisasi.

• Peraturan,prosedur,dan kebijaksanaan

Peraturan merupakan pernyataan eksplisit yang ditujukan kepada seorang pegawai tentang apa yang harus atau tidak boleh dilakukan. Prosedur merupakan rangkaian langkah yang saling berhubungan satu sama lain secara sekuensial yang diikuti pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Kebijaksanaan merupakan pedoman yang menetapkan hambatan terhadap pengambilan keputusan yang dibuat oleh para pegawai.

3. SENTRALISASI

Sentralisasi merujuk pada tingkat dimana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal di dalam organisasi. Konsentrasi yang tinggi menyatakan adanya sentralisasi yang tinggi,sedangkan konsentrasi yang rendah menunjukkan sentralisasi yang rendah atau disebut juga dengan desentralisasi.

Definisi sentralisasi dirincikan dengan :

1. Sentralisasi hanya memperhatikan struktur formal,dan bukan organisasi informal. Sentralisasi berlaku hanya bagi kekuasaan formal.
2. Sentralisasi memperhatikan kebebasan dalam pengambilan keputusan. Bila keputusan didelegasikan ke bawah tetapi terdapat kebijaksanaan yang ekstensif untuk menghambat kebebasan para anggota bawah,maka terdapat sentralisasi yang meningkat.
3. Konsentrasi pada suatu titik tunggal dapat merujuk pada seseorang ,unit,atau tingkat,tetapi titik tunggal tersebut mengimplikasikan konsentrasi pada tingkat tinggi.
4. Pengolahan informasi dapat memperbaiki kontrol dari manajemen puncak,tetapi pilihan mengenai keputusan itu sendiri tetap terletak pada anggota-anggota tingkat rendah.

• Pengambilan keputusan dan desentralisasi

Langkah-langkah dalam pengambilan keputusan adalah :

Pengumpulan informasi, Menginterpretasikan informasi, kemudian interpretasi yang menghasilkan saran kemudian ditindaklanjuti sebagai langkah untuk membuat pilihan

Pengambilan keputusan paling banyak disentralisasi jika si pengambil keputusan mengendalikan semua langkah. Oleh karena itu,desentralisasi akan paling besar jika pengambil keputusan hanya mengontrol pembuatan pilihan.

• Mengapa desentralisasi itu penting?

Alasan mengapa desentralisasi itu penting adalah pertama, para manjer terbatas kemampuannya untuk memberi perhatian kepada data yang mereka terima. Kedua,organisasi harus menanggapi dengan cepat perubahan kondisi yang terdapat pada titik dimana perubahan itu terjadi. Ketiga,desentralisasi dapat memberikan masukan lebih rinci bagi pengambil keputusan. Keempat,keputusan yang dibuat melalui desentralisasi dapat memberi motivasi kepada para pegawai dengan cara memberi mereka kesempatan untuk turut serta dalam proses pengambilan keputusan.

4. HUBUNGAN ANTARA SENTRALISASI,KOMPLEKSITAS,DAN FORMALISASI

1. Sentralisasi dan kompleksitas

Desentralisasi dikaitkan dengan kompleksitas yang tinggi,meningkatnya suatu spesialisasi menunjukkan bahwa terdapat peningkatan dalam keahlian pengambilan keputusan. Semakin banyak diadakan pelatihan profesional pegawai,maka semakin besar kemungkinan mereka turut serta dalam pengambilan keputusan.

2. Sentralisasi dan formalisasi

Formalisasi yang tinggi dapat ditemukan bersama-sama dengan struktur yang didesentralisasi maupun yang disentralisasi. Jika para pegawai dalam organisasi pada umumnya tidak terampil,kita dapat mengharapkan bahwa adanya banyak peraturan yang memberi pedoman.