[hilda putri maulidiyah    041211232027]

21 Maret 2014

Dimensi Organisasi dan Beberapa Pilihan Desain Organisasi

Setiap perusahaan pasti mengalami perombakan dalam pertumbuhannya. Perubahan yang ada menunjukkan bahwa perusahaan mengalami evolusi untuk melakukan adaptasi terhadap lingkungan bisnisnya. Namun, perombakan yang dilakukan tidak semata-mata harus mengubah keseluruhan entitas organisasi itu sendiri. Hanya beberapa dimensi yang perlu disesuaikan untuk menghadapi tantangan yang ada.

Dimensi tersebut adalah kompleksitas, formalisasi dan sentralisasi.1 Sebuah organisasi sebaiknya tahu bagaimana kondisi ketiga dimensi yang dimilikinya sehingga organisasi tersebut dapat memprioritaskan perbaikan dimensi manakah yang akan lebih diutamakan. Hal ini dikarenakan tidak semua tantangan yang ada membutuhkan perombakan dari ketiga dimensi ini secara keseluruhan. Selain karena sulit diimplementasikan dengan cepat, perombakan besar-besaran membutuhkan biaya yang mahal. Karenanya, pemimpin organisasi perlu mengetahui tentang sejauh mana kompleksitas, formalitas, dan sentralisasi organisasinya. Bila ia sudah mengetahui posisi organisasinya, ia bisa menentukan langkah-langkah untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensitas organisasinya dengan memastikan bahwa semua rencana ke depan dapat dijalankan dengan lancar.

1. Kompleksitas

Kompleksitas adalah sebuah perkembangan matematika yang lahir dari teori yang dikenal dengan sebutan teori chaos, sebuah teori yang melihat obyek sebagai sebuah sistem yang sangat tergantung kepada kondisi awal sistem dan sangat sensitif terhadap perubahan yang mengganggunya. Dalam era informasi telah terjadi perubahan dalam segala hal dengan sangat cepat dan terus menerus, sehingga telah memasuki daerah complexity dan chaos.  Kerumitan (complexity), kesemrawutan (chaos) telah terjadi dalam ber-bagai aspek kehidupan masyarakat termasuk dunia pendidikan. Ada perubahan yang membawa unsur-unsur baru sehingga terjadi ketidaksederhanaan, ketidakbiasaan, dan ketidaknormalan.2

Dilihat dari kacamata organisasi, ketidaksederhanaan yang dimaksudkan adalah kerumitan proses yang terjadi. Bila dihubungkan dengan kinerja organisasi, hal tersebut mengarah pada diferensiasi sebagaimana yang dituliskan diatas bahwa terdapat perubahan yang membawa unsur baru sehingga sebuah kegiatan menjadi tidak sederhana lagi bila dibandingkan sebelumnya.

Kompleksitas struktur menggambarkan derajat diferensiasi dalam suatu organisasi, baik diferensiasi horizontal, vertikal, maupun spasial.3

1. Diferensiasi horizontal

Diferensiasi horizontal merupakan diferensiasi antar unit-unit yang ada di dalam sebuah organisasi. Sebuah organisasi dikatakan kompleks bila kegiatan yang terjadi di dalamnya semakin rumit. Kerumitan yang ada bisa disebabkan karena latar belakang masing-masing member organisasi atau faktor lain seperti keinginan maupun sifat psikologis. Setiap manusia tentu memiliki pandangan yang berbeda terhadap sesuatu. Meski terkadang ini membuat sulitnya menemukan titik temu terhadap permasalahan yang ada, tetapi perbedaan ini juga memperkaya pilihan-pilihan yang disajikan untuk membuat sebuah keputusan disamping menambah jumlah pertimbangan yang mungkin dianalisa. Spesialisasi dan departemensalisasi berhubungan dengan diferensiasi jenis ini karena memperkaya perbedaan antar unit-unit dalam sebuah organisasi. Ini artinya spesialisasi tugas dalam sebuah organisasi turut mempengaruhi perkembangan organisasi tersebut. Spesialisasi tugas bahkan bisa mempengaruhi kondisi psikologis member organisasi yang pada akhirnya juga turut mempengaruhi kinerja orang tersebut. Secara umum ini bisa diterangkan bahwa penambahan jumlah perbedaan dalam masing-masing tingkatan mampu meningkatkan kompleksitas, diluar pemikiran mengenai seberapa banyak tingkatan yang ada dalam sebuah organisasi.

2. Diferensiasi vertikal

Diferensiasi jenis ini lebih berorientasi pada jumlah tingkatan yang ada dalam sebuah organisasi. Semakin banyak tingkatannya, maka semakin komplekslah organisasi tersebut. Anggap saja seperti anak sekolahan yang memiliki banyak tingkatan mulai dari kelas satu (SD) sampai kelas dua belas (SMA). Cara penyampaian informasi antar kelas tentu berbeda sehingga komunikasi antar kelas tentu saja menimbulkan kesenjangan. Anak kelas satu masih dapat berbicara pada anak kelas dua dengan mudah karena perbedaan pola pikirnya tidak terlalu signifikan. Bagaimana bila anak kelas satu dengan anak kelas dua belas? Perbedaan pengetahuan membuat mereka memiliki jumlah kosakata yang berbeda pula, sehingga mungkin saja akan terjadi kesalahpahaman bila pemilihan bahasa yang dilakukan salah. Begitupun dengan organisasi, semakin banyaknya jumlah tingkatan membuat kemungkinan kegagalan penyampaian informasi yang semakin besar. Sebagai gantinya, permasalahan ini mendorong member organisasi di masing-masing tingkatan memperkuat ikatan di dalam tingkatannya masing-masing. Ini sama dengan hukum rimba dimana ketika rusa merasa tidak nyaman dengan keberadaan singa, maka ia cenderung memperkuat ikatan di dalam komunitasnya sendiri dengan membentuk jumlah koloni yang koordinatif sehingga kemungkinan hidup mereka juga semakin besar. Saat satu rusa merasakan kehadiran singa, ia cenderung reaktif dan berlari menjauhi pemangsanya. Kawanannya dengan sensitif merespon tindakan rusa tersebut dengan juga berlari.

Namun pertimbangkan juga bila jumlah kawanan rusa yang ada sama dengan jumlah rusa di seluruh dunia yang disatukan di padang rumput yang luas. Saat rusa di sebelah kiri koloni dikejar singa, koloni di sisi kanan paling luar mungkin saja telat merespon karena jumlah yang begitu besar. Akibatnya, dibutuhkan sejumlah pengantar informasi berantai. Artinya, dibutuhkan beberapa rusa pemimpin yang mampu menghantarkan informasi dengan cepat. Ini bisa disebut dengan ‘rusa pengawas’. Jumlah koloni yang besar dalam artian jumlah diferensiasi horizontal yang besar menimbulkan kemungkinan peningkatan diferensiasi vertikal yang lebih tinggi juga. Inilah tujuan akhir dari diferensiasi vertikal. Pada dasarnya diferensiasi jenis ini merupakan respon dari peningkatan diferensiasi horizontal. Semakin tinggi tingkatan yang ada, semakin besar pula kompleksitas organisasinya.

3. Diferensiasi Spasial

Pertanyaan selanjutnya, sebaiknya dimanakah ‘rusa pengawas’ diletakkan? Memanjang dari pinggir kiri koloni hingga kanan koloni saja, atas koloni sampai bagian bawah koloni, atau radial seperti jari-jari lingkaran ke segala arah? Pemilihan letak ‘rusa pengawas’ turut mempengaruhi kompleksitas koloni. Semakin kecil jarak antar ‘rusa pengawas’ maka semakin mudah menyampaikan informasi mengenai kedatangan singa sehingga dapat dikatakan diferensiasi spasialnya rendah. Namun bila hanya terdapat 300 ‘rusa pengawas’ yang disebar untuk mengontrol semilyar rusa maka sama saja rentang jarak yang jauh menimbulkan permasalahan tersendiri. Dengan kata lain, kompleksitasnya semakin besar. Jadi bisa dikatakan bahwa rendahnya diferensiasi spasial membuat tigkat kerumitan organisasi tersebut rendah. Begitupun sebaliknya, semakin tinggi diferensiasi spasialnya maka semakin kompleklah sebuah organisasi.

2. Formalisasi

Setiap kegiatan membutuhkan batasan yang jelas. Bila tidak maka setiap member organisasi bertindak bebas sesuai kehendak hatinya. Batasan jelas ini bisa diartikan sebagai formalisasi. Dengan begitu menjadi jelaslah batasan antara hak dan kewajiban. Ini sama dengan benar seperti apakah yang disebut sebagai benar? Setiap orang pasti memiliki penafsiran yang berbeda mengenai kebenaran. Karenanya dibutuhkan standar yang bisa dijadikan acuan untuk mengkategorikan suatu hal ke dalam kebenaran itu sendiri agar terjadi kesamaan persepsi. Sebagai akibatnya, setiap member organisasi bisa menerima konsekuensi yang sesuai bila ia tidak menjalankan kegiatan sesuai dengan standar yang disepakati karena di awal telah dilakukan penyamaan persepsi sehingga bila ia berbuat kesalahan ia tidak akan bisa mengelak lagi.

Bila dihubungkan dengan kompleksitas, semakin jelas batasan-batasan yang dijadikan standar maka semakin sulit untuk menjalankan standar tersebut karena terlalu banyak detail yang perlu diperhatikan. Akibatnya kemungkinan untuk berbuat kesalahan semakin besar dan permasalahannya menjadi semakin kompleks dan sulit untuk diimplementasikan meskipun secara tata bahasa sangat jelas dan dapat dimengerti.

Hal ini bisa ditemukan pada teknik formalisasi yang terdiri dari seleksi; persyaratan peran; peraturan, prosedur, dan kebijaksanaan; serta ritual. Rincian peran pekerjaan yang semakin jelas dan detail membuat kegiatan makin mudah dilakukan dengan catatan tidak terlalu banyak persyaratannya. Bila persyaratan terlalu banyak, sama artinya organisasi menuntut member organisasinya untuk menjadi manusia sempurna. Padahal tidak ada gading yang tak retak sehingga keinginan organisasi untuk mencapai kesempurnaan pada akhirnya akan menambah tingkat kompleksitas organisasinya. Tindakan semacam ini mempengaruhi psikologis karyawan yang tidak dapat memenuhi persyaratan yang ada. Ia mungkin saja akan menganggap dirinya tidak mampu dan ekstrimnya akan berhenti berusaha. Akibatnya, kinerja perusahaan menurun bersamaan dengan menurunnya semangat kerja karyawannya.

3. Sentralisasi

Sentralisasi merupakan suatu dimensi organisasi yang lebih sulit dan lebih banyak diperdebatkan ketimbang dua dimensi yang telah dibahas sebelumnya. Menurut Hatch (1997:168), kesulitan dalam mengukur tingkat sentralisasi adalah terletak pada beragamnya jenis keputusan di dalam organisasi itu sendiri. Artinya, suatu organisasi bisa bersifat sentralis dalam satu hal, dan desentralis dalam hal lain.4 Ini artinya setiap kondisi yang ada membutuhkan perhatian yang berbeda tergantung kebutuhan gaya kepemimpinannya.

Sentralisasi dinyatakan sebagai tingkat sejauh mana kekuasaan formal dapat membuat kebijaksanaan-kebijaksanaan dikonsentrasikan pada satu individu, sebuah unit, atau suatu tingkat (biasanya pada tingkat tinggi dalam organisasi), dengan demikian pegawai (biasanya berada di bagian bawah organisasi ) hanya memperoleh masukan yang minim dalam pekerjaan mereka.5

Ini sama dengan analogi ‘rusa pengawas’. Rusa dalam koloni diharapkan hanya mendengar informasi yang dibawa oleh ‘rusa pengawas’. Hal ini bertujuan agar informasi lain tidak menimbulkan bias dan menimbulkan kebingungan di dalam koloni. Bayangkan bila rusa di sebelah kiri koloni sangat histeris, memberitahu ketakutannya itu pada rusa lain, dan rusa lain mempercayainya padahal serangan sedang terjadi di sebelah kanan koloni. Bias informasi tentu akan membuat koloni terpecah dan meruntuhkan perlindungan koloni dari singa yang siap memangsa. Sehingga penting sekali ditentukan kapan dibutuhkan penyampaian informasi secara berantai maupun terpusat. Ini sama saja dengan sentralisasi maupun desentralisasi. Setiap kondisi membutuhkan sikap adaptasi yang berbeda pula sehingga pemimpin perlu sekali mengetahui seberapa komplekskah sentralisasi dan kondisi yang terjadi dalam organisasi. Dengan begitu ia bisa mempertimbangkan langkah apa yang bisa dilakukan untuk memperbaiki organisasi agar mampu mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Tindakan ini sama halnya dengan memilih senjata yang tepat untuk berburu. Untuk membidik buruan yang jauh kita tentu membutuhkan busur bukannya belati. Inilah kaitan yang saling mendukung satu sama lain sehingga informasi semacam ini perlu diketahui oleh pemimpin organisasi untuk menentukan strategi jitunya dalam mencapai posisi terbaik di lingkungan bisnisnya.

4. Desain Organisasi

Desain organisasi adalah pola tentang hubungan antara berbagai komponen dan bagian organisasi. Pada organisasi formal struktur direncanakan dan merupakan usaha sengaja untuk menetapkan pola hubungan antara berbagai komponen, sehingga dapat mencapai sasaran secara efektif. Sedangkan pada organisasi informal, struktur organisasi adalah aspek sistem yang tidak direncanakan dan timbul secara spontan akibat interaksi peserta.

Desain organisasi-organisasi memberikan kerangka yang menghubungkan wewenang karena struktur merupakan penetapan dan penghubung antar posisi para anggota organisasi. Jika seseorang memiliki suatu wewenang, maka dia harus dapat mempertanggungjawabkan wewenangnya tersebut.

Pada umumnya orang akan menganggap struktur sama dengan desain organisasi. Sesungguhnya desain organisasi merupakan proses perkembangan hubungan dan penciptaan struktur untuk mencapai tujuan organisasi. Jadi struktur merupakan hasil dari proses desain. Proses desain merupakan suatu kegiatan yang bersifat kontinu dan dirancang oleh manajer. Apapun bentuk atau hasil dari proses desain tersebut, para perancang desain organisasi harus merancang sebuah organisasi yang dapat membuat organisasi tersebut tetap bertahan hidup. Selain itu pemilihan desain organisasi tersebut akan menentukan besar kecilnya organisasi.Setiap ukuran organisasi akan memberikan keuntungan masing-masing, namun diharapkan tercapainya tujuan organisasi dan juga eksistensi dari organisasi.

Model desain organisasi terdiri dari Organisasi mekanistik serta Organisasi Organik. Organisasi mekanistik Yaitu model yang menekankan pentingnya mencapai produksi dan efisiensi tingkat tinggi. Sementara, model organisasi organik yaitu menekankan pada pentingnya mencapai keadaptasian dan perkembangan tingkat tinggi.

Faktor ketika mendesain organisasi, di antar satu yang sangat penting adalah teknologi, sifat kerja itu sendiri, karakteristik orang yang melakukan kerja, tuntutan lingkungan organisasi, keperluan untuk menerima dan memproses informasi dari lingkungan tersebut, dan keseluruhan strategi yang di pilih organisasi untuk berhubungan dengan lingkungan.6

CATATAN         1Stephen P. Robbins dengan alih bahasa Jusuf Udaya, “Teori Organisasi: Struktur, Desain, dan Aplikasi”, hlm 90.

2http://aaminudin.wordpress.com/2013/02/26/makalah-kompleksitas/, “Social Complexity (Kompleksitas/Kerumitan Sosial) dan Social Chaos (Kesemrawutan Sosial)”, diakses tanggal 21 Maret 2014 pukul 22:03.

3http://siahaanwithluph.wordpress.com/2012/02/11/struktur-organisasi/,”Struktur Organisasi” diakses tanggal 21 Maret 2014 pukul 22:25.   

4http://ymayowan.lecture.ub.ac.id/files/2012/01/makalah-struktur-dan-desain-organisasi-kelas-A-kelompok-6.docx, “Ukuran, Daur Kehidupan, dan Pertumbuhan Organisasi”, diakses tanggal 21 Maret 2014 pukul 23:38.

5Ibid, hlm 127.

6http://ardiiblog.wordpress.com/2013/04/18/desain-organisasi/, “Desain Organisasi”, diakses tanggal 21 Maret 2014 pukul 00:39.