Struktur Organisasi adalah pola tentang hubungan Antara berbagai komponen dan bagian organisasi. Pada organisasi formal struktur direncanakan dan merupakan usaha sengaja untuk menetapkan pola hubungan Antara berbagai komponen, sehingga dapat mencapai sasaran secara efektif. Sedangkan pada organisasi informal, struktur organisasi adalah aspek system yang tidak direncanaka dan timbul secara spontan akibat interaksi peserta.
Terdapat 3 dimensi di dalam struktur organisasi yaitu kompleksitas, formalisasi dan sentralisasi.
Kompleksitas
Kompleksitas merujuk pada tingkat diferensiasi yang ada di dalam sebuah organisasi. Diferensiasi horizontal mempertimbangkan tingkat pemisahan horizontal di antara unit-unit. Diferensiasi vertikal merujuk pada kedalaman hierarki organisasi. Diferensiasi spasial meliputi tingkat sejauh mana lokasi fasilitas dan para pegawai organisasi tersebar secara geografis. Peningkatan pada salah satu dari ketiga faktor tersebut akan meningkatkan kompleksitas sebuah organisasi.
Mengapa Kompleksitas itu Penting?
Organisasi terdiri dari subsistem yang membutuhkan koordinasi, komunikasi, dan control agar dapat efektif. Maka makin kompleks sebuah organisasi, makin besar kebutuhannya akan alat komunikasi, koordinasi, dan control yang efektif. Dengan kata lain, jika kompleksitas meningkat, maka akan demikian juga halnya dengan tuntutan terhadap manajemen untuk memastikan bahwa aktivitas-aktivitas yang didiferensiasi dan disebar bekerja dengan mulus dan secara bersama ke arah pencapaian tujuan organisasi.
Hal ini dinyatakan sebagai suatu paradoks di dalam analisis organisasi. Keputusan manajemen untuk meningkatkan diferensiasi dibuat secara khas demi kepentingan ekonomis dan efisiensi. Tetapi keputusan tersebut menciptakan berbagai tekanan untuk menambah pegawai manajerial untuk membantu dalam pengontrolan, koordinasi, serta pengurangan konflik. Oleh karena itu, setelah beberapa waktu, organisasi yang dapat hidup terus akan cenderung menjadi lebih kompleks karena aktivitas mereka sendiri dan lingkungan yang mengelilinginya menjadi lebih kompleks. Kemudian dapat ditambahkan bahwa pengertian mengenai kompleksitas adalah penting karena merupakan sebuah karakteristik yang harus dicari oleh para manajer dan yang diharapkan ada jika organisasi mereka sehat.
Formalisasi
Formalisasi merujuk pada tingkat sejauh mana pekerjaan di dalam organisasi itu distandardisasikan. Jika sebuah pekerjaan sangat diformalisasikan, maka pemegang pekerjaan itu hanya mempunyai sedikit kebebasan mengenai apa yang harus dikerjakan, bilamana mengerjakannya, dan bagaimana ia harus melakukannya. Formalisasi merupakan suatu ukuran tentang standardisasi. Karena kebijakan dariseseorang di dalam pekerjaannya berbanding terbalik dengan jumlah perilaku yang diprogramkan lebih dahulu oleh organisasi, maka makin besar standardisasi, makin sedikit pula jumlah masukan mengenai bagaimana suatu pekerjaan harus dilakukan oleh seorang pegawai. Standardisasi ini bukan saja melenyapkan kemungkinan para pegawai untuk berperilaku secara lain, tetapi juga menghilangkan kebutuhan bagi para pegawai untuk mempertimbangkan alternative.
Mengapa Formalisasi itu Penting?
Organisasi menggunakan formalisasi karena keuntungan yang diperoleh dari pengaturan perilaku para pegawai. Standardisasi perilaku akan mengurangi keanekaragaman. Standardisasi juga mendorong koordinasi. Penghematan yang diperoleh dari formalisasi juga tidak boleh diabaikan. Makin besar formalisasi tersebut, makin sedikit pula kebijaksanaan yang diminta dari pemegang jabatan. Hal ini relevan, karena kebijaksanaan memerlukan biaya.
Hal ini menjelaskan, secara kebetulan, mengapa banyak organisasi besar mempunyai manual akuntansi, manual personalia, dan manual pembelian yang seringkali beribu-ribu halaman tebalnya. Organisasi-organisasi ini memilih untuk memformalkan pekerjaan sedapat mungkin agar memperoleh prestasi paling efektif dari para pegawainya dengan biaya paling rendah.
Teknik-teknik Formalisasi
Para manajer mempunyai sejumlah teknik untuk dapat menstandardisasikan perilaku para pegawai yaitu seleksi; persyaratan peran; peraturan, prisedur dan kebijaksanaan; pelatihan; serta ritual
Hubungan antara Formalisasi dan Kompleksitas
Ada cukup bukti yang mendukung tentang adanya hubungan yang kuat antara spesialisasi, standarisasi, dan formalisasi. Jika pegawai melaksanakan tugas yang sempit, berulang, dan khusus, maka pekerjaan rutin mereka cenderung untuk distandardisasi dan sejumlah peraturan mengatur perilaku mereka. Para pekerja di lini rakit melakukan pekerjaan yang sangat dispesialisasi dengan tingkat rutinitas yang distandarisasi serta banyak sekali peraturan formal dan prosedur yang harus diikuti.
SENTRALISASI
Sentralisasi adalah yang paling problematis dari ketiga komponen.. Konsentrasi yang tinggi menyatakan adanya sentralisasi yang tinggi, sedangkan konsentrasi yang rendah menunjukkan sentralisasi yang rendah atau yang disebut desentralisasi. Ada juga kesepakatan bahwa desentralisasi sangat berbeda dari differensiasi spasial. Sentralisasi memperhatikan penyebaran kekuasaan untuk membuat keputusan dalam organisasi, bukan penyebaran geografis. Namun di luar batas ini segalanya menjadi kurang jelas. Dapat dijelaskan secara lebih khusus bahwa sentralisasi adalah jenjang kepada siapa kekuasaan formal untuk membuat pilihan-pilihan secara leluasa dikonsentrasikan pada seorang individu, unit, atau tingkatan (biasanya berada tinggi pada organisasi), dengan demikian mengizinkan para pegawai (biasanya pada tingkat rendah dalam organisasi) untuk member masukan yang minimal ke dalam pekerjaan mereka.
Pengambilan Keputusan dan Sentralisasi
Seorang manajer biasanya harus membuat pilihan mengenai tujuan, alokasi anggaran, personalia, cara melaksanakan pekerjaan, dan cara memperbaiki keefektifan unitnya. Pentingnya pengetahuan mengenai kekuasaan dan rantai komando bagi pemahaman sentralisasi, sama pentingnya dengan kesadaran akan proses pengambilan keputusan. Tingkat pengawasan yang dimiliki seseorang terhadap keseluruhan proses pengambilan keputusan itu sendiri merupakan ukuran sentralisasi.
Kelima langkah dalam proses ini adalah:
1. Mengumpulkan informasi untuk diteruskan kepada pengambil keputusan mengenai apa yang dapat dilakukan,
2. Memproses dan mengintepretasikan informasi tersebut untuk member saran kepada pembuat keputusan mengenai apa yang harus dilakukan,
3. Membuat pilihan mengenai apa yang hendak dilakukan, dan
4. Melaksanakannya
Mengapa Sentralisasi itu Penting?
Istilah sentralisasi dalam konteks ini dimaksudkan untuk dilihat dengan cara yang sama seperti kompleksitas dan formalisasi dalam bab ini. Sentralisasi mewakili sebuah jajaran dari tinggi ke rendah.
Seperti telah diuraikan, selain sebagai kumpulan orang, organisasi adalah sistem pengambilan keputusan dan pengolahan informasi. Organisasi membantu pencapaian tujuan melalui koordinasi dari usaha kelompok; pengambilan keputusan dan pengolahan informasi adalah yang utama agar koordinasi dapat terlaksana. Baik sentralisasi yang tinggi maupun yang rendah dibutuhkan. Faktor-faktor situasional akan menentukan jumlah yang “tepat”. Tetapi semua organisasi mengolah informasi sehingga para manajer dapat membuat keputusan. Oleh karenanya, perhatian harus dicurahkan untuk mengidentifikasi cara yang paling efektif untuk mengorganisasi pengambilan keputusan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar