Nama    :    Cecilia Wening Prismaningtyas

Nim    :    041211233165

DIMENSI STRUKTUR ORGANISASI

    Struktur organisasi menjelaskan keseluruhan bagian dalam organisasi , karakteristik masing – masing bagian serta tugas dan tanggung jawab masing – masing bagian. Perubahan dari struktur organisasi disebut restrukturing. Dimensi dari struktur organisasi meliputi :

1. Kompleksitas

Kompleksitas menjelaskan perbedaan mencolok antara organisasi satu dan yang lainnya.

1. Perbedaan secara Horizontal

Menjelaskan seberapa besar tingkat perbedaan antara unit – unit berdasarkan pada orientasi anggotanya, hasil pekerjaan mereka serta tingkat pendidikan dan pelatihan.

2. Perbedaan secara Vertikal

Menjelaskan seberapa dalamnya struktur organisasi , dan berapa jumlah manajer mulai dari manajer operasi hingga executive manajer.

3. Perbedaan secara Spatial

Menjelaskan perbedaan lokasi sebuah kantor , pabrik atau personalia yang tersebar secara geografis.

Mengapa kompleksitas diperlukan ?

Karena seiring berjalannya waktu , organisasi yang terus hidup menjadi lebih kompleks karena aktivitas organisasi itu sendiri maupun karena lingkungan mereka. Kompleksitas merupakan karakteristik khusus yang dicari para manajer dan diharapkan ada jika organisasi mereka sehat.

2. Formalisasi

Merupakan tingkat standarisasi untuk masing – masing pekerjaan dan prosedur kerja dalam sebuah organisasi. Formalisasi diperlukan karena :

• Dapat mengurangi keanekaragaman perilaku pekerja.
• Dapat membuat pekerja mengikuti aturan yang berlaku sehingga memudahkan koordinasi kegiatan.
• Mengijinkan partisipasi pekerja , sehingga disatu sisi pekerja dapat mengambil keputusan disaat penting , namun disisi lain pekerja dapat mengikuti aturan yang berlaku.
• Dapat melakukan penghematan dengan adanya formalisasi.
• Dapat mengatasi masalah yang terjadi.

Tehnik formalisasi     :

1. Seleksi

Pihak pewawancara melihat apakah narasumber mampu untuk bergabung dalam organisasi atau tidak .

2. Peran Persyaratan

Setiap pekerjaan memiliki masing – masing persyaratan dan ekspektasi  bagaimana pemegang jabatan bersikap untuk menerapkan persyaratan tersebut.

3. Peraturan , Prosedur , Kebijakan

Peraturan adalah pernyataan yang berisikan apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan oleh karyawan. Prosedur adalah rangkaian langkah – langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai suatu tujuan kerja tertentu. Kebijakan adalah pedoman kerja yang memberi keleluasaan namun tidak melanggar batasan – batasan yang ada.

4. Sosialisasi

Proses adaptasi dimana masing – masing individu belajar mengenai nilai , norma , cara bersikap didasarkan pada pekerjaan dan organisasi dimana mereka bekerja.

5. Pelatihan

Pelatihan berusaha mengurangi keberagaman perilaku dari anggota organisasi.

6. Ritual

Mengambil bagian dalam ritual merupakan salah satu cara manajer untuk menunjukkan loyalitas mereka terhadap perusahaan. Selain itu keterlibatan dalam ritual juga menunjukkan bahwa anggota menerapkan norma dan nilai – nilai yang berlaku dalam organisasi.

3. Sentralisasi

Merupakan tingkat dimana pengambilan keputusan di konsentrasikan pada suatu titik tunggal dalam organisasi, yaitu di manajer puncak. Sentralisasi diperlukan karena dapat menghasilkan keputusan yang komprehensif , serta terjadi proses penghematan dalam pengambilan keputusan. Namun disisi lain, sentralisasi memiliki hambatan :

1. Sentralisasi hanya memperhatikan struktur formal organisasi.
2. Sentralisasi hanya memfokuskan konsentrasi pada seseorang , unit atau tingkatan tertentu.
3. Sentralisasi memperhatikan kebebasan dalam proses pengambilan keputusan.
4. Dalam sentralisasi , kontrol berada pada manajemen tingkat atas, tetapi pilihan pengambilan keputusan tetap berada pada anggota tingkat rendah.
5. Sentralisasi membutuhkan penyampaian informasi secara cepat dan menyeluruh dalam suatu organisasi.

Seiring berjalannya waktu dan kurangnya informasi secara cepat yang diterima pihak atas , kondisi seperti ini membutuhkan perubahan menjadi desentralisasi . Desentralisasi memiliki manfaat :

1. Dapat menganggapi perubahan dalam organisasi secara cepat
2. Desentralisasi dapat memberikan masukan lebih renci terhadap keputusan yang diambil.
3. Dapat memotivasi anggota organisasi dan memberikan kesempatan kepada mereka untuk terlibat dalam proses pengambilan keputusan.
4. Dapat menjadi sarana untuk peluang pelatihan bagi anggota organisasi.

4. Koordinasi

Merupakan proses integrasi antara aktifitas dan objektifitas dari berbagai unit didalam organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Koordinasi penting karena berfungsi untuk mengatur kompleksitas dalam lingkungan organisasi yang besar. Berikut ini  alat koordinasi :

1. Koordinasi Terprogram

Koordinasi terprogram meliputi : perencanaan , pencapaian tujuan . penjadwalan, pengaturan waktu, pengaturan standar operasional.

2. Koordinasi Individu

Koordinasi individual terjadi di situasi yang tidak terduga.

3. Koordinasi Informal

Beberapa Pilihan Desain Organisasi

1. Konfigurasi Standar

Setiap konfigurasi mengandung sekelompok elemen kompleks yang secara internal bersatu padu dan dimana keberadaan beberapa elemen menunjukkan pada kemungkinan adanya hal yang sama pada yang lain.Mintzberg menyatakan bahwa setiap organisasi mempunyai lima bagian dasar. Hal ini didefinisikan sebagai berikut :

1. The operating core. Para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi dan produk dan jasa.
2. The strategic apex. Manajer tingkat puncak, yang diberi tanggung jawab keseluruhan untuk organisasi itu.
3. The middle line. Para manajer yang menjadi penghubung operative core dengan strategic apex.
4. The technostructure. Para analis yang mempunyai tanggung jawab untuk melaksanakan bentuk standarisasi tertentu dalam organsasi.
5. The support staff. Orang-orang yang mengisi unit staf, yang memberi jasa pendukung tidak langsung kepada organisasi.

2. Struktur Standart

Struktur sederhana merupakan struktur yang tidak rumit,kompleksitasnya rendah, mempunyai sedikit formalisasi, dan mempunyai wewenang yang disentralisasi pada seseorang. Kekuatan struktur sederhadan terdapat pada kesederhanaannya. Struktur ini cepat, fleksibel, dan membutuhkan sedikit biaya untuk pemeliharaannya. Kelemahan yang paling dominan dari struktur organisasi adalah penggunaannya yang terbatas. Selain itu, struktur sederhana mengkonsentrasikan kekuasaan di tangan satu orang. Jarang sekali strurktur tersebut memiliki kekuatan tandingan untuk mengimbangi kekuasaan eksekutif tertinggi. Oleh karena itu, struktur sederhana ini mudah sekali mengalah terhadap penyalahgunaan kekuasaan orang yang berkuasa. Konsentrasi dari kekuasaan tersebut, tentunya, dapat bekerja melawan keefesienan dan kelangsungan hidup organisasi.

3. Birokrasi Mesin

Birokrasi mesin mempunyai tugas oprasi rutin yang sangat tinggi, peraturan yang sangat diformalisasi, tugas yang dikelompokka kedalam departemen-departemen fungsional, wewenang yang disentralisasi, pengmbilan keputusan yang mengikuti rantai komando dan sebuah struktur administrasi yang rumit dengan perbedaan tajam antara aktivitas lini dan staf. Kekuatan utama dari birokrasi mesin terletak pada kemampuannya untuk melakukan aktivitas yang distandarisasi dengan cara sangat efisien. Kelemahan utama lainnya dari birokrasi mesin adalah sesuatu yang pernah kita alami pada suatu saat kita harus berhadapan dengan orang yang bekerja dalam organisasi tersebut. Birokrasi mesin cocok apabila diterapkan di organisasi yang besar , memiliki lingkungan kerja yang stabil, teknologi standar, dan pekerjaan yang rutin.

4. Birokrasi Profesional

Suatu desain organisasi, yang menyandarkan diri pada spesialisasi sosial daripada spesialisasi fungsional. Artinya, spesialisasi yang didasarkan atas kepemilikan kemampuan individual bukan atas dasar pembagian kerja.Kekuatan birokrasi professional ini terletak pada operating core karena desain ini mempunyai kemampuan kritis yang dibutuhkan organisasi dan mempunyai otonomi yang diberikan melalui desentralisasi untuk menerapkan keahlian mereka. Kekuatan birokrasi professional adalah ia dapat mengerjakan tugas yang terspesialis, yaitu yang membutuhkan keterampilan professional yang sangat terlatih dengan efesiensi yang relative sama seperti yang dapat dilakukan oleh birokrasi mesin. Kelemahan desain ini : ada kecenderungan berkembangnya konflik antara sub-unit, para spesialis pada birokrasi professional bersifat kompulasif dalam tekadnya untuk mengikuti peraturan.

5. Kategori Struktur Divisonal

Struktur ini memiliki karakteristik otonomi disetiap divisi, dimana para manager divisi bertanggung jawab atas prestasi dan mempunnyai wewenang penuh untuk  pengambulan keputusan strategis dan operasional. Kriteria utama yang menentukan penggunaan struktur divisional adalah keanekaragaman produk atau pasar.Salah satu kekuatan dan kelemahan dari struktur divisional adalah bahwa ia berusaha untuk mengobati masalah tersebut dengan cara menempatkan tanggungjawab penuh bagi sebuah produk atau jasa ditangan sorang manajer divisi.Kekuatan lain dari struktur divisioal adalah bahwa ia membebaskan staf kantor pusat dari perhatiannya mengenai rincian kegiatan sehari-hari sehingga mereka dapat lebih memberi perhatian kepada masalah jangka panjang. Kelemahan struktur divisional – pertama, duplikasi kegiatan dan sumberdaya. Kekurangan lainnya adalah kecenderungan dari bentuk divisional tersebut yang dapat mendorong terjadinya konflik.

6. Adhocracy

Adhocracy dicirikan oleh diferensiasi horizontal yang tinggi, diferensiasi vertical yang rendah, fleksibilitas dan daya tanggap yang tinggi. Keuntungan dari tim-tim ad hoc tersebut termasuk kemampuannya untuk dengan cepat menanggapi perubahan serta inovasi dan memungkinkan untuk dengan dinasi dari berbagai spesialis. Pada sisi negatifnya, konflik merupakan bagian yang biasa dari adhocracy. Tidak ada hubungan atasan bawahan yang jelas. Terdapat ketidakjelasan pengertian mengenai wewenang dan tanggung jawab. Kegiatan tidak dapat digolong-golongkan.Adhocracy dapat menciptakan tekanan sosial dan ketegangan psikologi bagi para anggotanya.

Metaphors dan Organisasi

Ada cara lain untuk melihat organisasi secara informal, salah satunya adalah dengan menggunakan kiasan/metafora. Melihat organisasi sebagai sebuah kiasan/metafora membantu kita untuk membangun pengertian mengenai tempat kita bekerja dan dapat membantu kita untuk memahami lingkungan kerja kita.