Tugas Teori Organisasi

DIMENSIONS OF ORGANISATION STRUCTURE

Disusun Oleh :

Didit Ardy Prasetya  (041211231065)

           

DEPARTEMEN MANAJEMEN

UNIVERSITAS AIRLANGGA

SURABAYA

2014

DIMENSIONS OF ORGANISATION STRUCTURE

Struktur organisasi mengacu pada berbagai dimensi, karakteristik, dan area tanggung jawab.

Kita membutuhkan istilah-istilah untuk mendeskripsikan hal diatas sebagai acuan kita untuk membandingkan berbagai organisasi dan mendeskripsikan satu sama lain.

Karena organisasi  tidak dapat diukur, maka kita dapat mendeskripsikan dimensi nya berdasarkan panjang, berat, dan ketinggian.

Berikut ini dimensi dari struktur organisasi

1. Kompleksitas

Adalah tingkat diferensiasi horizontal, vertical, dan spasial organisasi.

1. Diferensiasi horizontal

Adalah tingkat diferensiasi diantara unit-unit didasarkan pada orientasi anggota, sifat dasar tugas yang mereka kerjakan dan pendidikan serta pelatihan mereka.

Spesialisasi pekerjaan terkadang disebut pembagian tenaga kerja, penguatan diferensiasi.

Alasan spesialisasi pekerjaan banyak diterapkan pada perusahaan :

• Pada operasi dengan tingkat kecanggihan dan kompleksitas tinggi, keterbatasan fisik mengandung arti bahwa tidak ada satupun manusia dapat mengerjakan semua tugas.
• Keterbatasan pengetahuan menjadi suatu paksaan.

Spesialisasi pekerjaan mencerminkan sifat :

• Efisiensi
• Tanggung jawab
• Kopleksitas organisasi

Semakin tinggi kompleksitas organisasi, maka semakin tinggi pula tanggung jawab pemegang jabatan.

1. Diferensiasi vertical

Adalah ukuran dalam sturktur organiasi yang mengacu pada jumlah lapisan manajemen mulai dari bagian operasi hingga eksekutif.

Rentang control adalah jumlah bawahan dimana manajer dapat mengawasi nya dengan efektif.

Lapisan manajemen :

• Top management

Bertanggung jawab terhadap pencapaian tujuan strategis perusahaan.

• Middle management

Mengimplementasikan rencana senior manajer.

• Low management

Bertanggung jawab pada pengawasan tugas sehari hari atas barang dan jasa.

2. Diferensiasi Spasial

Adalah tingkat dimana lokasi dari kantor organisasi , bangunan , dan sumber daya manusia menyebar secara geografi.

Alasan kompleksitas penting :

1. Semakin organisasi itu kompleks, semakin banyak kebutuhan akan komunikasi, koordinasi, pengawasan yang efektif.
2. Semakin tinggi tingkat kompleksitas, semakin banyak perhatian yang haru smereka curahkan pada masalah-masalah komunikasi, koordinasi, dan pengawasan.

Namun kompleksitas juga menimbulkan tambahan tekanan pada manajerial  untuk memfasilitasi control, koordinasi, dan mengelola masalah.

1. Formalisasi

Adalah tingkat dimana pekerjaan distandarisasi.

Ketika pekerjaan diformalisasi :

• Pemegang jabatan memiliki keleluasaan minimum mengenai hal apa yang dapat ia lakukan.
• Ketika tingkat formalisasi tinggi, ada deskripsi pekerjaan eksplisit.
• Perilaku karyawan relative menjadi tidak terprogram.

Rentang formalisasi :

• Tingkat formalisasi dapat sangat luas tersebar didalam organisasi.
• Pekerjaan dengan keahlian sempit memiliki tingakt formalisasi tinggi
• Semakin professional suatu pekerjaan, semakin rendah tingkat formalisasi
• Formaliasi dapat dibedakan antara level dan fungsional departemen organisasi.
• Jenis pekerjaan mempengaruhi tingkat formalisasi itu sendiri.

Alasan formalisasi penting :

• Perilaku yang terstandarisasi mengurangi variabilitas
• Formalisasi membuat semua anggota organisasi mengantisipasi apa yang harus dilakukan pada situasi tertentu dan menggantungkan diri.
• Semakin tinggi tingkat formalisasi, maka semakin rendah keleluasaan yang dibutuhkan dari para  pemegang jabatan.
• Formalisasi dapat mengelola resiko.

Teknik formalisasi :

1. Seleksi
2. Syarat peran
3. Peraturan, prosedur, dan kebijakan
4. Sosialisasi
5. Pelatihan
6. Ritual

2. Sentralisasi

Adalah tingkat dimana pembuatan keputusan terkonsentrasi pada poin utama dalam top management organisasi.

Pokok-pokok sentalisasi :

• Sentalisasi berkaitan hanya dengan struktur formal, tidak informal. Hanya diaplikasikan pada wewenang formal
• Sentralisasi melihat sisi ketidakleluasaan keputusan
• Konsentrasi pada poin utama dapat merujuk pada individual, unit, atau tingkatan, namun poin utama mengimplikasikan konsentrasi pada tingkat tinggi.
• Pemrosesan informas dapat meningkatkan control top manajemen, namun pilihan keputusan masih dihadapkan dengan anggota tingkat rendah.
• Pemindahan semua informasi membutuhkan intrepretasi.

Alasan memilih sentralisasi :

• Keputusan yang dibuat akan lebih konsisten dan berlaku pada seluruh organisasi.
• Aktivitas tertentu dijalankan dengan lebih efisien.

Alasan desentalisasi lebih banyak digunakan daripada sentralisasi :

• Organisasi membutuhkan respons yang cepat untuk mengubah kondisi
• Desentralisasii dapat menyediakan masukan terperinci pada keputusan.
• Pembuatan  keputusan desentralisasi  dapat menjadi motivator bagi karyawan dengan memberi  mereka kesempatan berpartisipasi dalam proses pembuatan keputusan.
• Kesempatan pelatihan terbuka lebar untuk low level manajer.

3. Koordinasi

Adalah proses mengintegrasi tujuan dan aktivitas pada kesatuan organisasi yang terpisah dalam rangka meraih tujuan organisasional secara efisien.

Alat koordinasi :

1. Koordinasi terprogram

Contoh nya adalah peraturan birokrasi.

Koordinasi terprogram ini termasuk didalamnya teknik manajemen umum yaitu perencanaan, setting tujuan, penjadwalan, rangkaian dan pembangunan prosedur-prosedur standar operasi.

Termasuk pula didalamnya tindakan yang muncul dari penggunaan tujuan dan target.

1. Koordinasi individual

Terkandung didalamnya perjanjian oleh seseorang dimana tugas utamanya adalah mengkoordinasikan pekerja melakukan tugas-tugas mereka.

2. Koordinasi informal

Merupakan koordinasi dalam jumlah besar yang sebagai hasil dari tindakan sukarela mereka yang membutuhkan berkoordinasi dengan lainnya.

Terkadang disebut juga sebagai penyesuaian bersama.

Pilihan desain organisasi

• Konfigurasi adalah pengelompokkan unsur yang rumit yang secara internal berpadu dan dimana kehadiran beberapa unsur memberikan kejadian yang relevan terhadap lainnya.
• Elemen bersama pada organisasi :

1. Inti operasi  - karyawan yang mengerjakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi atas produk dan jasa.
2. Puncak strategis - manajer top level,mereka  yang bertanggung jawab atas seluruh organisasi
3. Lini tengah - manajer, mereka yang menghubungkan inti operasional pada puncak strategi
4. Technostructure - analis, mereka yang bertanggung jawab mempengaruhi bentuk standarisasi dalam organisasi.
5. Staf pendukung - mereka pengisi bagian staf yang memberikan dukungan jasa tak langsung  pada organisasi.

• Konfigurasi desain nyata :

1. Struktur sederhana

Adalah struktur dengan kompleksitas dan formalisasi  rendah dan dimana wewenang tersentralisasi pada satu orang.

Kelebihan :

- sederhana

- cepat

-  fleksibel

- hanya membutuhkan dana yang sedikit

- tanpa lapisan struktur yang tidak praktis

- akuntabilitas yang jelas

- ambiguitas tujuan yang rendah.

Kelemahan :

- hanya dapat digunakan pada organisasi kecil

- terkonsentrasi hanya pada kekuatan satu orang

- sering terjadi penyalahgunaan wewenang

- kurangnya kemampuan manajerial seseorang

- dapat meningkatkan resiko kesehatan dan tingkah perilaku seseorang.

Digunakan untuk organisasi yang :

- jumlah karyawan sedikit

- komunikasi informal

-  struktur organisasi kecil

- bagi organisasi yang sedang bertumbuh bertahun-tahun.

1. Birokrasi mesin

Adalah organisasi dengan tugas operasional rutin dan terformalisasi, peraturan nya sangatlah tersentralisasi.

Kelebihan :
- kemampuannya untuk melakukan aktivitas terstandarisasi pada cara yang efisien.

- Mengizinkan transfer spesialisasi  pengetahuan

Kekurangan :

- Menimbulkan konflik subunit.

- Obsesi terkait peraturan yang ada

Digunakan untuk organisasi yang :

- berukuran besar

- lingkungan yang stabil

- teknologi yang terstandarisasi

- pekerjaan yang rutin

2. Struktur Divisional

Adalah sebuah struktur yang memiliki karakter mengenai dirinya sendiri, unit otonomi yang dikoordinasikan oleh pusat markas besar.

Kelebihan :

- Menyediakan akuntabilitas yang jelas dan tanggung jawab setiap kinerja disetiap divisi.

- membebaskan staff dari mengurus operasional setiap harinya sehingga mereka dapat memusatkan perhatian mereka pada jangka panjang.

- Setiap divisi memiliki otonomi yang dapat mempengaruhi keseluruhan organisasi.

Kekurangan :

- Bentuk divisional menduplikasi fungsi-fungsi yang menimbulkan biaya organisasi dan mengurangi efisiensi.

- Kecenderungan bentuk divisional dapat menstimulasi muncul nya konflik.

- Bentuk divisional menciptakan masalah koordinasi.

Digunakan untuk organisasi yang :

- Memiliki keragaman produk dan pasar.

- Menggunakan strategi difersifikasi.

- Bertujuan multiproduk/multipasar

3. Birokrasi professional

Adalah bentuk structural yang memiliki profesionalitas dan kompleksitas tinggi, desentralisasi dan menggunakan internalisasi standar professional  dalam formalisasi external.

Kelebihan :

- Dapat melakukan tugas yang terspesialisasi

Kekurangan :

- Kecenderungan memunculkan konflik subunit

- Birokrasi para spesialis profesionalis sering memunculkan paksaan berkaitan dengan peraturan yang dibuat.

- Masalah manajemen selanjutnya adalah sulitnya mengkoordinasi pekerjaan para professional.

Digunakan untuk organisasi yang :

- Kompleks

- Memiliki lingkungan yang stabil.

4. Adhocracy

Adalah bentuk organisasi yang bercirikan tingginya tingkst diferensiasi horizontal, rendahnya diferensiasi vertical, desentralisasi, fleksibilitas, dan responsivitas.

Kelebihan :

- Kemampuan nya untuk merespons perubahan dan inovasi secara cepat dan dapat memfasilitas koordinasi bermacama-macam para ahli.

Kekurangan :

- Konflik akan sering terjadi

- Ambiguitas diantara otoritas dan tangggung jawab

- Terciptanya tekanan sosial dan psikologi bagi para anggota.

- Merupakan konfigurasi yang tidak efisiensi

Digunakan untuk organisasi yang :

- Hanya pada keadaan tertentu

- Berhubungan dengan strategi diferensiasi, perubahan, kompleksitas dengan resiko yang tinggi.

- Memiliki lingkungan dinamis dan kompleks.

Rangkuman Kelima Konfigurasi

KARAKTER	STRUKTUR SEDERAHANA	BIROKRASI MESIN	BIROKRASI PROFESIONAL	STRUKTUR DIVISIONAL	ADOKRASI
		Fungsional		Fungsional
SPESIALISASI	Rendah	tinggi	Sosial tinggi	tinggi	Sosial tinggi
FORMALISASI	Rendah	Tinggi	Rendah	Tinggi dengan divisi-divisi	Rendah
SENTRALISASI	Tinggi	Tinggi	Rendah	Desentralisasi terbatas	Rendah
LINGKUNGAN	Sederhana & dinamis	Sederhana & stabil	Kompleks & stabil	Sederhana & stabil	Kompleks & dinamis
KLASIFIKASI STRUKTUR UMUM	organis	mekanistis	Mekanistis	mekanistis	organis