BAB 3

KEEFEKTIFAN ORGANISASI

    Keefektifan organisasi telah terbukti sukar, dan beberapa orang malahan mengatakan tidak mungkin untuk didefinisikan. Namun karena menjadi tema utama dalam teori organisasi, maka artinya ukuran harus dihadapi.

    Setiap disiplin ilmu-ilmu dalam administrasi memberi sumbangan dengan satu dan lain cara untuk membantu para manajer untuk membuat organisasinya lebih efektif. Teori organisasi memberikan jawaban lain terhadap pertanyaan : “ apa yang membuat orang serta pekerjaannya dan menetapkan peran serta hubungan mereka merupkan sebuah determinan penting, dan yang menyatakan apakah organisasi tersebut berhasil

1. Pendekatan Pencapaian Tujuan

    Dalam pendekatan ini menyatakan bahwa keefektifan organisasi harus dinilaisehubungan dengan pencapaian tujuan (ends) ketimbang caranya (means). Yang termasuk kriteria pencapaian tujuan yang populer adalah memaksimalkan laba.

    

           Asumsi – asumsi

              Pendekatan ini mengasumsikan bahwa organisasi adalah kesatuan yang dibuat dengan sengaja, rasional, dan mencari tujuan. Asumsi-asumsi lainya adalah :

1. Organisasi harus mempunyai tujuan akhir
2. Tujuan tersebut harus diidentifikasikan dan ditetapkan dengan baik agar dapat dimengerti.
3. Tujuan tersebut harus sedikit saja agar mudah dikelola.
4. Harus ada konsensus atau kesepakatan umum mengenai tujuan-tujuan tersebut.

         Membuat tujuan menjadi oprasional

        Jika tujuan telah diketahui, maka perlu dikembangkan pengukur untuk melihat sudah sejauh mana tujuan itu telah tercapai. Pendekatan pencapaian tujuan mungkin paling nyata terlihat pada “ Management by Objectives” (MBO). MBO adalah falsafah manajemen yang menilai keefektifan sebuah organisasi serta para anggotanya dengan cara melihat seberapa jauh mereka mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.

         Masalah-masalah

    Pendekatan pencapaian tujuan penuh dengan masalah yang menyebabkan penerapan secara eksklusif dapat dipertanyakan. Masalah yang sering terjadi adalah menentukan tujuan itu, tujuan apakah itu?, siapa saja yang termasuk didalamnnya? Masalah lainya adalah tujuan jangka pendek kerap kali berbeda dengan tujuan jangka panjangnya, serta tujuan yang ditetapkan terlalu teoristis dan kurang detail.

2. Pendekatan sistem

    Dalam pendekatan sistem tujuan akhir tidak diabaikan, namun hanya dipandang sebagai suatu elemen di alam kumpulan kriteria yang lebih kompleks. Model-model sistem menekan kriteria yang akan meningkatkan kelangsungan hidup jangka panjang dari organisasi seperti kemampuan organisasi untuk memperoleh sumber  daya, mempertahankan dirinya secara internal sebagai sebuah organisme sosial, dan berintegrasi secara berhasil dengan lingkungan ekstremnya. Jadi, pendekatan sistem berfokus bukan pada tujuan akhir tertentu tetapi pada cara yang dibutuhkan untuk pencapaian tujuan akhir itu.

Asumsi-asumsi

    Pendekatan sistem kepada teori organisasi mengimplikasikan bahwa organisasi terdiri dari sub –sub bagian yang saling berhubungan. Jika salah satu sub bagian ini mempunyai performa yang buruk, maka akan timbul dampak yang negatif terhadap performa keseluruhan sistem. Keefektifan membutuhkan kesadaran dan interaksi yang berhasil dengan konstituensi lingkungan. Selain itu kelangsungan hidup membutuhkan penggantian yang terus menerus untuk sumber daya yang dikonsumsi. Bahan baku harus diisi, lini produksi yang menurun harus diganti, perubahan dalam ekonomi dan selera para konsumen atau pelanggan harus diantisipasi dan dihadapi, dan seterusnya.

Membuat sistem menjadi oprasional

    Pandangan sistem melihat kepada faktor-faktor seperti hubungan dengan lingkungan untuk memastikan adanya penerimaan terus-menerus dari masukan-masukan serta penerimaan yang menguntungkan dari keluaran-keluaran, fleksibilitas respons terhadap perubahan lingkungan, efesiensi ykan organisasi untuk kelompok-kelompok, dan tingkat kepuasan kerja para pegawai. Terdapat sepuluh keefektifan yaitu :

1. Busniness volume
2. Product cost
3. New-member productivity
4. Youthfulness of member
5. Business mix
6. Workforce growth
7. Devetion of management
8. Maintenance cost
9. Member productivity
10. Market penetration

    Kajian diatas mempertimbangkan keluaran-keluaran utama. Tetapi kajian itu merupakan pendekatan sistem karena juga memperhatikan cara-cara penting yang harus dipenuhi jika organisasi ingin bertahan hidup dalam jangka panjang.

         Masalah-masalah

    Dua kekurangan yang paling menonjol dari pendekatan sistem ada hubungan dengan pengukuran dan masalah apakah cara-cara itu memang benar penting. Pengukuran tujuan akhir tertentu dianggap mudah dibandingkan dengan percobaan untuk mengukur variabel proses. Masalahnya adalah istilah tersebut mungkin dapat menjelaskan apa yang dimaksud orang awam, tetapi pertimbangan alat ukur yang sah dan handal untuk memperoleh kuantitas atau intensitasnya agak tidak mungkin.

3. Pendekatan Konstituensi Strategis

    Pendekatan konsituensi stategis mengemukakan bahwa organisasi dikatakan efektif apabila dapat memenuhi tuntuan dari konstituensi yang terdapat dalam lingkungan organisasi tersebut menjadi pendukung kelanjutan eksistensi organisasi tersebut.  Pendekatan ini sama dengan pandangan sistem, tetapi penekananya berbeda.

         Asumsi-asumsi

    Pada pendekatan konstituensi strategis mengasumsikan organisasi sebagai arena politik tempat kelompok-kelompok yang berkepentingan bersaingan untuk mengendalikan sumber daya. Dalam konteks ini, keefektifan organisasi menjadi sebuah penilaian tentang sejauh mana keberhasilan sebuah organisasi dapat memenuhi konstituensi kritisnya yaitu pihak-pihak yang menjadi tempat bergantung organisasi tersebut untuk kelangsungan hidupnya di masa depan.

         Membuat Konstituensi Strategis Menjadi Oprasional

    Manajer ingin mengaplikasikan prespektif ini dapat dimulai dengan meminta para anggota domination coalition untuk mengidentifikasikan konstitensi yang mereka rasakan kritis bagi kelangsungan hidup organisasi. Pendekatan konstituensi strategis diakhiri dengan membandingkan berbagai harapan-harapan yang umum dan yang tidak sesuai, memberi bobot relatif kepada berbagai konstituensi tersebut, dan merumuskan sebuah urutan preferensi dari berbagai tujuan bagi organisasi secara keseluruhan. Urutan preferensi ini sebetulnya merupakan kekuasaan yang relatif dari berbagai konstituensi strategis. Kemudian, keefektifan organisasi akan dinilai berdasarkan kemampuanya untuk memenuhi tujuan-tujuan tersebut.

4. Pendekatan Nilai Bersaing

    Jika ingin memperoleh pengertian menyeluruh tentang keefektifan organisasi, maka akan berguna jika kita mengidentifikasikan seluruh variabel utama yang dalam bidang keefektifan dan lalu kita menentukan bagaimana variabel-variabel tersebut saling berhungan. Pendekatan nilai-nilai bersaing justru menawarkan kerangka kerja integratif yang demikian.

Tema utama yang mendasari pendekatan nilai-nilai bersaing adalah bahwa kriteria yang anda nilai dan gunakan dalam menilai keefektifan organisasi laba atas investasi pangsa pasar, pembaharuan produk, keamanan kerja bergantung pada siapa sebenarnya anda dan siapa yang mewakili.

Asumsi-asumsi

    Sebelum menyajikan pendekatan nilai-nilai bersaing secara eksplisit, terlebihdahulu kami perlu menetapkan asumsi yang menjadi dasar penciptaanya. Mari kita mulai dengan asumsi bahwa tidak ada kriteria “ paling baik “ untuk menilai keefektifan sebuah organisasi. Tidak ada tujuan tunggal yang dapat disetujui oleh semua orang dan juga tidak konsensus yang menetapkan tujuan mana yang didahulukan dari yang lainnya.

Nilai-nilai bersaing secara nyata melangkah lebih jauh daripada hanya pengakuan tentang adanya pilihan yang beraneka ragam, pendekatan tersebut mengasumsikan bahwa berbagai macam pilihan tersebut dapat dikonsoldasikan dan diorganisasi.

Membuat Nilai-nilai Bersaing Menjadi Operasional

    Ada tiga kumpulan dasar mengenai nilai-nilai antara lain : kumpulan yang pertama adalah fleksibilitas versus kontrol. Pada dasarnya ini adalah dua dimensi yang saling bertentangan dari sebuah struktur organisasi. Fleksibilitas menghargai inovasi, penesuaian dan perubahan. Sebaliknya, kontrol lebih menyukai stabilitas, ketentraman, serta kemungkinan prediksi.

Masalah-masalah

    Karena model nilai-nilai bersing meliputi tujuan  maupun caranya, maka model ini mengatasi masalah yang timbul jika kita menggunakan pendekatan pencapaian tujuan atau system. Metedologi nilai-nilai bersaing membuat pendekatan ini lebih baik dalam menilai presepsi dari konstituensi mengenai seberapa baik sebuah organisasi itu mengerjakan kedelapan kriteria ketimbang menjelaskan kriteria mana yang ditekankan konstituensinya.