KEEFEKTIFAN ORGANISASI

NIDA CHOFIYA ALFIANI (041211233167)

1. PENGERTIAN

Keefektifan organisasi berkenaan dengan atribut yang diinginkan dalam usaha untuk mempertahankan kelangsungan hidup organisasi. Keefektifan organisasi meliputi kemampuan untuk memperoleh masukan, memproses masukan tersebut, menyalurkan keluaran, dan mempertahankan stabilitas dan keseimbangan didalam sistem. Keefektifan ini sesungguhnya merupakan suatu konsep yang luas, mencakup berbagai faktor di luar maupun di dalam organisasi.

James L. Gibson (1993), memandang konsep keefektifan organisasi dari tiga perpektif, yaitu:

1. Keefektifan individu

Pandangan keefektifan individu menempati tingkat yang paling dasar dalam konteks keefektifan organisasi, karena diasumsikan bila tiap anggota organisasi melakukan tugas pekerjaannya dengan efektif, maka keefektifan organisasi secara keseluruhan akan timbul. Kinerja individu dinilai secara rutin lewat proses evaluasi hasil karya yang merupakan dasar bagi kenaikan gaji, promosi, dan imbalan lain yang tersedia dalam organisasi. Penyebabnya ditentukan berbagai faktor, antara lain: keterampilan, pengetahuan, kecakapan, sikap, motivasi, dan stres.

2. Keefektifan kelompok

Keefektifan kelompok adalah jumlah kontribusi dari semua anggotanya. Misalnya, bagi kelompok ilmuwan mengerjakan proyek-proyek individual, yang tidak saling berhubungan, maka besarnya keefektivan sama dengan jumlah keefektifan dari tiap-tiap individu. Dalam beberapa hal lain, keefektifan kelompok adalah lebih besar dari jumlah kontribusi tiap-tiap individu.

3. Keefektifan organisasi

Dalam organisasi modern keefektifan lebih banyak dilihat dari sudut sistem, yang juga dipengaruhi oleh faktor intern dan faktor lingkungan.

2. PENTINGNYA KEEFEKTIFAN ORGANISASI

1. Organisasi dibentuk karena punya tujuan. Dengan tujuan maka organisasi menjadi dinamis. Dalam kedinamisannya para manajer dan para analis organisasi berupaya untuk membuat organisasinya lebih efektif.
2. Harjito (1995:p.16) mengemukakan bahwa organisasi selalu berusaha untuk mempu mempertahankan keberadaannya (existence) dan berusaha untuk mengembangkan diri (develop).
3. Untuk mengukur keberhasilan manajer dan organisasi.
4. Struktur organisasi yang tepat, penerapan prinsip-prinsip organisasi yang benar, penggunaan teknologi dan budaya organisasi yang mendukung sehingga terselenggara suatu bentuk kerjasama dengan sebaik-baiknya dan tujuan dapat tercapai secara efisien dan efektif.
5. Dalam segi implementasi organisasi, keefektifan memberi informasi mengenai tingkat keberhasilan yang dapat digunakan untuk membuat kebijakan membangun sebuah model dinamisasi organisasi yang meningkat daya tahannya dan sekaligus meningkat kemampuannya untuk berkembang.
6. Dengan konsep keefektifan, mengakibatkan organisasi terbuka menerima sumbangan dari berbagai disiplin ilmu-ilmu lain untuk menambah hasanah teori organisasi yang mungkin sangat berharga dan sangat diperlukan dalam upaya mempertahankan kelangsungan hidup organisasi.
7. Dari segi penerapan konsep keefektifan memberi penilaian tingkat keberhasilan dan sejumlah hambatan yang dapat dijadikan patokan analisis untuk mencarikan langkah-langkah pasti bagi keberhasilan organisasi. Para manajer dapat membuat kebijakan, dan mencari strategi politis dalam mentranspormasikan input menjadi out-put yang maksimal.

3. PENGUKURAN KEEFEKTIFAN ORGANISASI

Charles R. Milton (Muhyadi, 1989:p.281), mengemukakan bahwa kriteria keefektifan organisasi dapat dilihat dari berbagai segi sehinga diperoleh berbagai versi keefektifan.

1. Dari segi lingkup pengukurannya dikenal adanya keefektifan makro dan mikro;
2. Dari segi jumlah variabel yang digunakan dalam pengukuran dikenal adanya efektivitas model variabel tunggal dan jamak;
3. Dari segi waktu pengukurannya dikenal adanya keefektifan statis dan dinamis;
4. Dari segi tingkat generalisasinya dikenal adanya keefektifan terbatas dan umum.

Gibson dkk. (1993:p.32) dan Manahan P. Tampubolon (2004:p.77), mengemukakan ada lima aspek kriteria keefektifan organisasi, yaitu: 1) produksi, 2) efisiensi, 3) kepuasan, 4) kemampuan adaptasi, dan 5) pengembangan organisasi.

4. PENDEKATAN DALAM PENGUKURAN KEEFEKTIFAN ORGANISASI

Dalam melihat keefektifan organisasi, Gibson (op-cit:27) menyajikan dua pendekatan yang dapat digunakan, yaitu pendekatan tujuan dan pendekatan teori sistem. Sedangkan Lubis dan Huseini (1987,p.56) mengemukakan tiga pendekatan, yaitu pendekatan sasaran, pendekatan proses, dan pendekatan sumber.

1. Pendekatan Tujuan (goal attainment)

Pendekatan tujuan merupakan pendekatan paling lazim yang digunakan untuk melihat dan menilai keefektifan organisasi. Keefektifan organisasi ditetapkan sebagai pencapaian tujuan akhir organisasi. Yang termasuk kriteria pencapaian tujuan yang populer adalah memaksimalkan keuntungan, memaksa musuh untuk menyerah, memenangkan pertandingan olahraga, membuat pasien menjadi sembuh, dan sebagainya.

Meskipun  pendekatan tujuan itu kelihatannya sederhana, mudah dan masuk akal, tetapi dalam kenyataannya sering juga dihadapkan sejumlah problem. E. Frank Harrison dalam Gibson (1993:p.28) disebutkan beberapa kesulitan yang dikenal secara luas yaitu:

1. Pencapaian tujuan tidak dapat segera diukur pada organisasi yang tidak memproduksi barang-barang-barang yang berwujud (tangible outputs).
2. Organisasi berusaha mencapai lebih dari satu tujuan dan tercapainya satu tujuan sering kali menghalangi atau mengurangi kemampuannya untuk mencapai tujuan yang lain.
3. Adanya beberapa tujuan ”resmi” yang harus dicapai dan disepakati oleh semua anggota, adalah diragukan. Banyak ahli riset menyatakan kesulitan untuk mendapatkan persetujuan di antara para manajer mengenai tujuan khusus dari organisasi mereka.

2. Pendekatan Teori Sistem

Pendekatan sistem dalam pengukuran keefektifan organisasi berfokus bukan pada tujuan akhir tertentu, tetapi pada cara-cara yang dibutuhkan untuk pencapaian tujuan akhir itu. Pendekatan sistem memandang keefektifan organisasi sebagai kemampuan untuk memperoleh masukan, memproses tersebut, menyalurkan keluaran, dan mempertahankan stabilitas dan keseim-bangan di dalam sistem.

Dalam hubungannya dengan pendekatan sistem, Muhyadi (1989:289) memandang organisasi dengan dua penekanan, yaitu:

1. Bahwa organisasi mutlak perlu menyesuaikan diri dengan kebutuhan lingkungan.
2. Bahwa secara intern organisasi harus memberikan perhatian cukup pada siklus input – proses – output.

Berkenaan dengan itu maka keefektifan organisasi harus mencer-minkan dua hal di atas. Dengan jalan pikiran seperti itu maka sebuah organisasi dapat dikatakan efektif apabila memenuhi dua kriteria berikut:

1. Mampu menyesuaikan diri dengan kebutuhan lingkungan.
2. Mampu mengelola siklus input-proses-output dengan efisien.

3. Pendekatan Sasaran (goal approachment)

Pendekatan sasaran dalam pengukuran keefektifan organisasi dimulai dengan identifikasi sasaran organisasi dan mengukur tingkat keberhasilan organisasi dalam mencapai sasaran tersebut. Dengan demikian pendekatan ini mencoba mengukur sejauh mana organisasi berhasil merealisasikan sasaran yang hendak dicapinya.

Sasaran yang paling diperhatikan dalam pengukuran keefektifan dengan pendekatan ini adalah sasaran yang sebenarnya (operative goal). Pengukuran keefektifan dengan menggunakan sasaran yang sebenarnya akan memberikan hasil yang lebih realistis dari pengukuran keefektifan berdasar-kan sasaran resmi (official goal), dengan memperhatikan permasalahan yang ditimbulkan oleh beberapa hal berikut:

1. Adanya macam-macam luaran (multiple outcomes).
2. Adanya subyektivitas dalam penilaian.
3. Pengaruh perbedaan kontekstual.

4. Pendekatan Sumber Sistem (system resources approachment)

J. Barton Cunningham dalam Lubis Huseini (1987:p.61) menggunakan beberapa dimensi untuk mengukur keefektifan organsasi dengan pendekatan sumber yaitu:

1. Kemampuan organisasi untuk memanfaatkan lingkungan untuk memperoleh berbagai jenis sumber yang bersifat langkah dan nilainya tinggi.
2. Kemampuan para pengambil putusan dalam organisasi untuk menginterpretasikan sifat-sifat lingkungan secara tepat.
3. Kemampuan organisasi untuk menghasilkan output tertentu dengan menggunakan sumber-sumber yang berhasil diperoleh.
4. Kemampuan organisasi dalam memelihara kegiatan operasionalnya sehari-hari.
5. Kemampuan organisasi untuk bereaksi dan menyesuaikan diri terhadap perubahan lingkungan.

5. Pendekatan Proses (internal process approachment)

Pendekatan proses umumnya digunakan oleh penganut teori organisasi  neo klasik (human relation) yang terutama meneliti hubungan antara efektivitas dengan sumber daya manusia yang dimiliki organisasi.

J. Borton Cunningham (ibid) mengemukakan berbagai komponen yang dapat menunjukkan efektivitas organisasi adalah sebagai berikut:

1. Perhatian atasan terhadap karyawan
2. Semangat kerjasama dan loyalitas kelompok kerja
3. Saling percaya dan komunikasi antara karyawan dengan manajer
4. Desentralisasi dalam pengambilan putusan
5. Adanya komunikasi vertikal dan horizontal yang lancar dalam organisasi
6. Adanya usaha  dari setiap individu mupun keseluruhan organisasi untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan
7. Adanya sistem imbalan yang merangsang manajer untuk mengusahakan terciptanya kelompok-kelompok kerja yang efektif serta performansi dan pengembangan karyawan
8. Organisasi dan bagian-bagian bekerja sama secara baik, dan konflik yang terjadi selalu diselesaikan dengan acuan kepentingn organisasi.

5. MODEL-MODEL KEEFEKTIFAN

Membahas masalah keefektifan organisasi senantiasa terpusatkan perhatian pada gejala-gejala dalam lingkup organisasi. Keefektifan selalu diukur berdasarkan prestasi, produktivitas, keuntungan dan seterusnya. Dengan demikian, hanya sedikit saja perhatian diberikan pada peranan berbagai bagian atau sub-unit dari sebuah organisasi dalam menentukan keberhasilan. Ancangan yang bersifat makro terhadap studi keefektifan dalam organisasi ini cenderung menggunakan salah satu dari antara dua model, yaitu:  pengukuran keefektifan organisasi yang memusatkan perhatian hanya pada satu kriteria penilaian (variable tunggal – contoh, produktivitas, keuntungan) lainnya yaitu dengan pengukuran keefektifan yang bervariasi ganda memakai beberapa kriteria yang berbeda secara serempak, (variable jamak – contoh produktivitas, kepuasan, pertumbuhan sekaligus digunakan). Kedua model tersebut, masing-masing dibahas dengan mengutip uraian Muhyadi (1989:p290-297).