Resa Alfian Runiarmeda (041211231033)

KEEFEKTIFAN ORGANISASI

Keefektifan organisasi yaitu berkenaan dengan atribut yang diinginkan dalam usaha untuk mempertahankan kelangsungan hidup organisasi. Keefektifan organisasi meliputi kemampuan untuk memperoleh masukan, memproses masukan tersebut, menyalurkan keluaran, dan mempertahankan stabilitas dan keseimbangan didalam sistem. Keefektifan ini sesungguhnya merupakan suatu konsep yang luas, mencakup berbagai faktor di luar maupun di dalam organisasi.

PENTINGNYA KEEFEKTIFAN ORGANISASI

Apabila suatu organisasi dirasakan tidak efektif, maka secepatnya organisasi tersebut harus segera dibenahi. Jadi kata kunci pengertian ini ialah kata efektif karena pada akhirnya keberhasilan manajer dan organisasi diukur dengan konsep keefektifan itu. Dan banyak sekali kejadian suatu organisasi sudah dibentuk, tetapi tujuan-tujuan yang sudah ditentukan itu tidak tercapai (tidak efektif) yang akhirnya gulung tikar sehingga perlu dilakukan perubahan dan pengembangan organisasi yang lebih efektif.

Yang membuat organisasi menjadi efektif adalah struktur organisasi yang tepat, penerapan prinsip-prinsip organisasi yang benar, penggunaan teknologi dan budaya organisasi yang mendukung sehingga terselenggara suatu bentuk kerjasama dengan sebaik-baiknya dan tujuan dapat tercapai secara efisien dan efektif. Kemudian dalam segi implementasi organisasi, keefektifan memberi informasi mengenai tingkat keberhasilan yang dapat digunakan untuk membuat kebijakan membangun sebuah model dinamisasi organisasi yang meningkat daya tahannya dan sekaligus meningkat kemampuannya untuk berkembang.

Jadi dengan konsep keefektifan, mengakibatkan organisasi terbuka menerima sumbangan dari berbagai disiplin ilmu-ilmu lain untuk menambah hasanah teori organisasi yang mungkin sangat berharga dan sangat diperlukan dalam upaya mempertahankan kelangsungan hidup orgnisasi.

Dari segi penerapan konsep keefektifan memberi penilaian tingkat keberhasilan dan sejumlah hambatan yang dapat dijadikan patokan analisis untuk mencarikan langkah-langkah pasti bagi keberhasilan organisasi. Para manajer dapat membuat kebijakan, dan mencari strategi politis dalam mentranspormasikan input menjadi out-put yang maksimal. Setiap kegiatan diarahkan pada tercapainya tujuan yang dikehendaki dan penyelesaian pekerjaan yang tepat waktu sehingga metode kerja dapat disusun secara sistimatis, penggunaan sarana yang lengkap, tenaga kerja yang cukup dan pada akhirnya organisasi memiliki kelangsungan hidup untuk tumbuh berkembang terus baik secara jangka pendek mapun jangka panjang.

Pendekatan Tujuan (Goal Attainment)

Pendekatan tujuan merupakan pendekatan yang paling lazim digunakan untuk menilai dan melihat keefektifan organisasi. Keefektifan organisasi ditetapkan sebagai pencapaian tujuan akhir organisasi. Dan hampir semua definisi organisasi dalam kepustakaan dirumuskan bahwa pembentukan organisasi adalah dalam rangka mencapai tujuan tertentu.

Beberapa kesulitan yang dikenal secara luas yaitu:

1. Pencapaian tujuan tidak dapat segera diukur pada organisasi yang tidak memproduksi barang-barang-barang yang berwujud (tangible outputs)
2. Organisasi berusaha mencapai lebih dari satu tujuan dan tercapainya satu tujuan sering kali menghalangi atau mengurangi kemampuannya untuk mencapai tujuan yang lain.
3. Adanya beberapa tujuan ”resmi” yang harus dicapai dan disepakati oleh semua anggota, adalah diragukan. Banyak ahli riset menyatakan kesulitan untuk mendapatkan persetujuan di antara para manajer mengenai tujuan khusus dari organisasi mereka.

Pendekatan Sistem

Pendekatan sistem dalam pengukuran keefektifan organisasi berfokus bukan pada tujuan akhir tertentu, tetapi pada cara-cara yang dibutuhkan untuk pencapaian tujuan akhir itu. Pendekatan sistem memandang keefektifan organisasi sebagai kemampuan untuk memperoleh masukan, memproses tersebut, menyalurkan keluaran, dan mempertahankan stabilitas dan keseim-bangan di dalam sistem.

Dalam hubungannya dengan pendekatan sistem, Muhyadi (1989:289) memandang organisasi dengan dua penekanan, yaitu:

1. Bahwa organisasi mutlak perlu menyesuaikan diri dengan kebutuhan lingkungan.
2. Bahwa secara intern organisasi harus memberikan perhatian cukup pada siklus input – proses – output

Berkenaan dengan itu maka keefektifan organisasi harus mencerminkan dua hal di atas. Dengan jalan pikiran seperti itu maka sebuah organisasi dapat dikatakan efektif apabila memenuhi dua kriteria berikut:

1)      mampu menyesuaikan diri dengan kebutuhan lingkungan

2)      mampu mengelola siklus input-proses-output dengan efisien

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEEFEKTIFAN

Dari uraian terdahulu telah memperlihatkan betapa rumitnya persoalan keefektifan organisasi, mulai dari kesulitan merumuskan definisi yang pasti sampai dengan kesulitan dalam menentukan kriteria yang tepat untuk mengukurnya. Di samping itu, dalam kenyataannya organisasi merupakan suatu sistem yang kompleks  sehingga tidak sedikit faktor yang mempengaruhi keefektifannya baik yang bersifat intern maupun ekstern. Berikut ini, dikemukakan faktor-faktor yang mempengaruhi keefektifan organisasi dari Muhyadi (1989.p297-301) yaitu:

• Karakteristik Organisasi

Yang dimaksud dengan karakteristik organisasi terutama berkenaan dengan struktur dan teknologi yang digunakan didalamnya. Keefektifan sebuah organisasi dipengaruhi oleh tingkat kompleksitas dan formalitas struktur serta system kewenangan dalam pengambilan putusan (sentralisasi versus desentralisasi). Struktur jenis mana yang mendukung tercapainya tingkat keefektifan yang tinggi bergantung pada jenis organisasi yang bersangkutan dan juga jenis tujuan yang hendak dicapai. Namun demikian secara umum dapat dikemukakan bahwa kondisi yang memberikan peluang lebih besar bagi tercapainya tingkat keefektifan yang tinggi ialah apabila sebuah organisasi menggunakan struktur yang memiliki tingkat kompleksitas rendah, formalitas rendah, dan sistem desentralisasi. Sekali lagi kondisi tersebut tidak berlaku mutlak, artinya pada beberapa organisasi tertentu dapat saja berlaku sebaliknya. Keefektifan yang tinggi mungkin justru dicapai apabila organisasi menerapkan struktur yang memiliki tingkat kompleksitas, atau formalitas tinggi, atau sistem sentralisasi

• Karakteristik Lingkungan

Organisasi tidak  hidup sendirian. Ia hidup di antara beberapa organisasi lain dan ditengah-tengah lingkungan yang lebih luas. Dengan demikian interaksi antara organisasi dengan lingkungan merupakan sesuatu yang tidak dapat dihindari. Keberhasilan sebuah organisasi dalam mencapai tujuannya dipengaruhi oleh kemampuannya berinteraksi dengan lingkungan. Steers (1985: 115) mengemukakan tiga dimensi lingkungan yang mempengaruhi keefektifan sebuah organisasi, yaitu:

1. Tingkat keterdugaan keadaan lingkungan
2. Ketepatan persepsi atas terhdap keadaan lingkungan
3. Pengertian rasionalitas dalam tindakan organisasi

Berhubung setiap organisasi memiliki karakteristik khusus maka lingkungan sebuah organisasi tidak selalu sama dengan lingkungan organisasi lain. Organisasi tertentu memiliki lingkungan yang karakteristiknya sangat dinamis, dalam arti cepat sekali mengalami perubahan, sementara itu organisasi lain memiliki lingkungan yang relatif statis, dalam arti frekuensi perubahannya relatif kecil.

• Karakteristik Pekerja

Faktor manusia (anggota organisasi) merupakan faktor yang pengaruhnya terhadap efektivitas cukup besar, bahkan mungkin paling besar. Tingkahlaku anggota dapat merupakan dukungan yang sangat berarti bagi pencapaian keefektifan organisasi, tetapi dapat pula merupakan hambatan yang sanggup mengurangi bahkan menggagalkan keefektifan. Satu hal yang lazim terjdi pada setiap organisasi ialah bahwa masing-masing anggota memiliki karakteristik tertentu yang tidak selalu sama dengan karakteristik anggota lain. Perbedaan karakteristik membawa perbedan tingkahlaku. Tingkahlaku yang mereka tunjukkan tersebut tidak slemanya relevan dengan upaya pencapaian tujuan organisasi.  Kecuali itu setiap anggota memiliki tujuan pribadi yang juga tidak selamanya sinkron dengan tujuan organisasi. Bahkan tidak tertutup kemungkinan tujuan pribadi bertentangan dengan tujuan organisasi. Secara langsung maupun tidak, setiap anggota tentu berupaya mencapai tujuan pribadinya. Konsekuensinya, tingkahlaku yang mereka tunjukkan pun dapat berbeda-beda satu sama lain. Semuanya itu berpengaruh terhadap keefektifan organisasi.

Apabila manajer hendak meningkatkan keefektifan organisasi, ia harus mengenal (sekurang-kurangnya menyadari) adanya perbedaan karakteristik individu dan perbedaan tujuan pribadi masing-masing anggota tersebut. Dengan demikian kebijakan organisasih yang ditempuhnya dapat disessuaikan atau sebaliknya mengupayakan agar tingkahlaku anggota sesuai dengan kebijakan yng ditempuh. Lebih dari itu manajer dapat memanfaatkan informasi tentang berbagai perbedaan tersebut untuk meningkatkan kerjasama di antara para anggota.

• Kebijakan dan praktik Manajemen

Kebijakan yang ditempuh manajer dalam mengelola organisasi berpengaruh langsung terhadap keefektifan organisasi. Proses dan mekanisme kerja yang berlangsung dalam sebuah organisasi diwarnai dan ditentukan oleh berbagai kebijakan yang ditempuh manajer. Secara garis besar segi-segi yang berkaitan dengan kebijakan manajer mencakup penentuan tujuan yang strategi, pencarian dan pemanfaatan sumber daya secara efisien, penciptaan lingkungan yang merangsang anggota untuk berprestasi, proses komunikasi, kepemimpinan dan pengambilan putusan, dan kebijakan yang menyangkut kemampuan organisasi dalam merespon lingkungan.