Hilda ‘Ainun R/041211231035/S1-Manajemen

KEEFEKTIFAN ORGANISASI

PENGERTIAN

Keefektifan organisasi yaitu berkenaan dengan atribut yang diinginkan dalam usaha untuk mempertahankan kelangsungan hidup organisasi. Keefektifan organisasi meliputi kemampuan untuk memperoleh masukan, memproses masukan tersebut, menyalurkan keluaran, dan mempertahankan stabilitas dan keseimbangan didalam sistem. Keefektifan ini sesungguhnya merupakan suatu konsep yang luas, mencakup berbagai faktor di luar maupun di dalam organisasi.

PENTINGNYA KEEFEKTIFAN ORGANISASI

Organisasi dibentuk karena punya tujuan. Dengan tujuan maka organisasi menjadi dinamis. Dalam kedinamisannya para manajer dan para analis organisasi berupaya untuk membuat organisasinya lebih efektif. Sudah dikemukakan bahwa keefektifan organisasi yaitu berkenaan dengan atribut yang diinginkan dalam usaha untuk mempertahankan kelangsungan hidup organisasi. Yang membuat organisasi menjadi efektif adalah struktur organisasi yang tepat, penerapan prinsip-prinsip organisasi yang benar, penggunaan teknologi dan budaya organisasi yang mendukung sehingga terselenggara suatu bentuk kerjasama dengan sebaik-baiknya dan tujuan dapat tercapai secara efisien dan efektif. Dan apabila suatu orgnisasi tidak efektif lagi, maka perlu dilakukan perubahan dan pembinaan yang lebih baik.

Berbagai Pendekatan dalam Pengukuran keefektifan Organisasi

Pendekatan Pencapaian Tujuan

Pendekatan tujuan merupakan pendekatan yang paling lazim digunakan untuk menilai dan melihat keefektifan organisasi. Keefektifan organisasi ditetapkan sebagai pencapaian tujuan akhir organisasi. Dan hampir semua definisi organisasi dalam kepustakaan dirumuskan bahwa pembentukan organisasi adalah dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Meskipun  pendekatan tujuan itu kelihatannya sederhana, mudah dan masuk akal, tetapi dalam kenyataannya sering juga dihadapkan sejumlah problem. E. Frank Harrison dalam Gibson (1993:p.28) disebutkan beberapa kesulitan yang dikenal secara luas yaitu:

1. Pencapaian tujuan tidak dapat segera diukur pada organisasi yang tidak memproduksi barang-barang-barang yang berwujud.
2. Organisasi berusaha mencapai lebih dari satu tujuan dan tercapainya satu tujuan sering kali menghalangi atau mengurangi kemampuannya untuk mencapai tujuan yang lain.
3. Adanya beberapa tujuan resmi yang harus dicapai dan disepakati oleh semua anggota, adalah diragukan. Banyak ahli riset menyatakan kesulitan untuk mendapatkan persetujuan di antara para manajer mengenai tujuan khusus dari organisasi mereka.

Pendekatan Sistem

Pendekatan sistem dalam pengukuran keefektifan organisasi berfokus bukan pada tujuan akhir tertentu, tetapi pada cara-cara yang dibutuhkan untuk pencapaian tujuan akhir itu. Pendekatan sistem memandang keefektifan organisasi sebagai kemampuan untuk memperoleh masukan, memproses tersebut, menyalurkan keluaran, dan mempertahankan stabilitas dan keseim-bangan di dalam sistem.

Dalam hubungannya dengan pendekatan sistem, Muhyadi (1989:289) memandang organisasi dengan dua penekanan, yaitu:

1. Bahwa organisasi mutlak perlu menyesuaikan diri dengan kebutuhan lingkungan.
2. Bahwa secara intern organisasi harus memberikan perhatian cukup pada siklus input – proses – output.

Berkenaan dengan itu maka keefektifan organisasi harus mencer-minkan dua hal di atas. Dengan jalan pikiran seperti itu maka sebuah organisasi dapat dikatakan efektif apabila memenuhi dua kriteria berikut:

1. Mampu menyesuaikan diri dengan kebutuhan lingkungan

2. Mampu mengelola siklus input-proses-output dengan efisien

Pendekatan Sasaran

Pendekatan sasaran dalam pengukuran keefektifan organisasi dimulai dengan identifikasi sasaran organisasi dan mengukur tingkat keberhasilan organisasi dalam mencapai sasaran tersebut. Dengan demikian pendekatan ini mencoba mengukur sejauh mana organisasi berhasil merealisasikan sasaran yang hendak dicapinya.

Sasaran yang paling diperhatikan dalam pengukuran keefektifan dengan pendekatan ini adalah sasaran yang sebenarnya (operative goal). Pengukuran keefektifan dengan menggunakan sasaran yang sebenarnya akan memberikan hasil yang lebih realistis dari pengukuran keefektifan berdasar-kan sasaran resmi (official goal), dengan memperhatikan permasalahan yang ditimbulkan oleh beberapa hal berikut:

1)      Adanya macam-macam luaran (multiple outcomes)

2)      Adanya subyektivitas dalam penilaian

3)      Pengaruh perbedaan kontekstual

Pendekatan Sumber

Pendekatan sumber mengukur keefektifan organisasi melalui keberhasilan dalam mendapatkan berbagai jenis sumber yang dibutuhkan untuk memelihara keandalan sistem organisasi agar bisa menjadi efektif. Sumber-sumber yang ada dalam lingkungan sering kali bersifat langka dan bernilai tinggi (mahal) sehingga keefektifan organisasi dapat dinyatakan sebagai keberhasilan dalam memanfaatkan lingkungannya untuk memperoleh berbagai jenis sumber yang bersifat langka, maupun yang nilainya tinggi itu. Secara sederhana, keefektifan organisasi seringkali diukur dengan jumlah ataupun kuantitas berbagai jenis sumber yang berhasil diperoleh dari lingkungannya sehingga ia tetap hidup.

Pendekatan proses

Pendekatan proses menganggap keefektifan organisasi sebagai efisiensi dan kondisi (kesehatan) dari organisasi internal. Pada organisasi yang efektif proses internal berjalan dengan lancar, karyawan bekerja dengan kegembiraan serta kepuasan yang tinggi, kegiatan masing-masing bagian terkoordinasi secara baik dengan produktivitas yang tinggi. Pendekatan ini tidak memperhatikan lingkungan organisasi, dan memuastkan perhatian terhadap kegiatan yang dilakukan terhadap sumber-sumber yang dimiliki oleh organisasi, yang menggambarkan tingkat efisiensi serta kesehatan organisasi.

Pendeekatan proses umumnya digunakan oleh penganut teori organisasi  neo klasik (human relation) yang terutama meneliti hubungan antara efektivitas dengan sumber daya manusia yang dimiliki organisasi.

C.    FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEEFEKTIFAN

Dari uraian terdahulu telah memperlihatkan betapa rumitnya persoalan keefektifan organisasi, mulai dari kesulitan merumuskan definisi yang pasti sampai dengan kesulitan dalam menentukan kriteria yang tepat untuk mengukurnya. Berikut ini, dikemukakan faktor-faktor yang mempengaruhi keefektifan organisasi dari Muhyadi (1989.p297-301) yaitu:

1        Karakteristik Organisasi

Yang dimaksud dengan karakteristik organisasi terutama berkenaan dengan struktur dan teknologi yang digunakan didalamnya. Keefektifan sebuah organisasi dipengaruhi oleh tingkat kompleksitas dan formalitas struktur serta system kewenangan dalam pengambilan putusan (sentralisasi versus desentralisasi). Struktur jenis mana yang mendukung tercapainya tingkat keefektifan yang tinggi bergantung pada jenis organisasi yang bersangkutan dan juga jenis tujuan yang hendak dicapai. Namun demikian secara umum dapat dikemukakan bahwa kondisi yang memberikan peluang lebih besar bagi tercapainya tingkat keefektifan yang tinggi ialah apabila sebuah organisasi menggunakan struktur yang memiliki tingkat kompleksitas rendah, formalitas rendah, dan sistem desentralisasi.

2.      Karakteristik Lingkungan

Organisasi tidak  hidup sendirian. Ia hidup di antara beberapa organisasi lain dan ditengah-tengah lingkungan yang lebih luas. Dengan demikian interaksi antara organisasi dengan lingkungan merupakan sesuatu yang tidak dapat dihindari. Keberhasilan sebuah organisasi dalam mencapai tujuannya dipengaruhi oleh kemampuannya berinteraksi dengan lingkungan.

3.      Karakteristik Pekerja

Faktor manusia (anggota organisasi) merupakan faktor yang pengaruhnya terhadap efektivitas cukup besar, bahkan mungkin paling besar. Tingkahlaku anggota dapat merupakan dukungan yang sangat berarti bagi pencapaian keefektifan organisasi, tetapi dapat pula merupakan hambatan yang sanggup mengurangi bahkan menggagalkan keefektifan. Satu hal yang lazim terjdi pada setiap organisasi ialah bahwa masing-masing anggota memiliki karakteristik tertentu yang tidak selalu sama dengan karakteristik anggota lain. Perbedaan karakteristik membawa perbedan tingkahlaku. Tingkahlaku yang mereka tunjukkan tersebut tidak slemanya relevan dengan upaya pencapaian tujuan organisasi.  

4.      Kebijakan dan praktik Manajemen

Kebijakan yang ditempuh manajer dalam mengelola organisasi berpengaruh langsung terhadap keefektifan organisasi. Proses dan mekanisme kerja yang berlangsung dalam sebuah organisasi diwarnai dan ditentukan oleh berbagai kebijakan yang ditempuh manajer. Secara garis besar segi-segi yang berkaitan dengan kebijakan manajer mencakup penentuan tujuan yang strategi, pencarian dan pemanfaatan sumber daya secara efisien, penciptaan lingkungan yang merangsang anggota untuk berprestasi, proses komunikasi, kepemimpinan dan pengambilan putusan, dan kebijakan yang menyangkut kemampuan organisasi dalam merespon lingkungan.