Tugas Teori Organisasi

KEEFEKTIFAN ORGANISASI

Disusun Oleh :

Kelas

Muhammad Furqoni 041211233083

DEPARTEMEN MANAJEMEN

UNIVERSITAS AIRLANGGA

SURABAYA

2014

KEEFEKTIFAN ORGANISASI

Yang membuat organisasi efektif adalah dengan adanya struktur organisasi yang tepat.

Keefektifan didefinisikan sejauh mana sebuah organisasi mewujudkan tujuan-tujuannya.

Tujuan tersebut ialah kelangsungan hidup

Kriteria tentang keefektifan organisasi :

1. Keefektifan keseluruhan
2. Produktivitas
3. Efisiensi
4. Laba
5. Kualitas
6. Kecelakaan
7. Pertumbuhan
8. Kemangkiran
9. Pergantian pegawai
10. Kepuasan kerja
11. Motivasi
12. Moral/semangat juang
13. Control
14. Konflik/solidaritas
15. Fleksibiltas/penyesuaian
16. Perencanaan dan penetapan tujuan
17. Consensus tentang tujuan
18. Internalisasi tujuan organisasi
19. Consensus tentang tujuan
20. Keterampilan interpersonal manajerial
21. Keterampilan manajerial
22. Manajemen informasi dan komunikasi
23. Kesiapan
24. Pemanfaatan lingkungan
25. Evaluasi pihak luar
26. Stabilitas
27. Nilai sumber daya manusia
28. Partisipasi dan pengaruh yang digunakan bersama
29. Penekanan pada pelatihan dan pengembangan
30. Penekunan pada performa

Kesimpulan dari ketiga puluh poin : organisasi dapat dikatakan efektif atau tidak efektif berdasarkan beberapa faset yang berbeda yang secara relative tidak bergantung satu sama lain, maka keefektifan organisasitidak mempunyai definisi yang operasional.

Organisasi diciptakan untuk mencapai satu tujuan atau lebih yang telah ditetapkan sebelumnya, oleh karena itu pencapaian tujuan merupakan kriteria yang paling banyak digunakan untuk menentukan keefektifan.

1. Pendekatan pencapaian tujuan

Menyatakan bahwa keefektifan organisasi harus dinilai sehubungan dengan pencapaian tujuan ketimbang caranya.

Organisasi adalah kesatuan yang dibuat dengan sengaja, rasional, dan mencari tujuan.

Asumsi :

1. Organisasi harus mempunyai tujuan-tujuan akhir.
2. Tujuan tersebut harus diidentifikasi dan ditetapkan dengan baik agar dapat dimengerti.
3. Tujuan tersebut harus sedikit saja agar mudah dikelola
4. Harus ada consensus atau kesepakatan umum mengenai tujuan-tujuan tersebut.

MBO (Manangement by objectives) :

Merupakan pendekatan pencapai tujuan yang paling nyata terlihat.

MBO sendiri adalah falsafah manajemen yang menilai keefektifan organisasi serta para anggotanya dengan cara melihat seberapa jauh mereka mencapai tujuan-tujuan khusus yang telah ditetapkan bersama oleh pimpinan dan para bawahan.

Masalah :

• Tujuan jangka pendek organisasi kerap kali berbeda dengan tujuan jangka panjangnya
• Tujuan majemuk dan kepentingan yang berbeda-beda dalam organisasi mengakibatkan kesepakatan terhadap tujuan tidak dapat terjadi kecuali bila tujuan tersebut dinyatakan dalam istilah yang mendua dan samar-samar untuk memberi kesempatan pada berbagai kelompok yang berkepentingan untuk mengintrepretasikannya sesuai kepentingan pribadi mereka.
• Tujuan tidak mengatur perilaku.

1. Pendekatan sistem.

Tujuan akhir tidak diabaikan namun hanya dipandang sebagai satu elemen didalam kumpulan kriteria yang lebih kompleks.

Model ini menekankan kriteria yang akan meningkatkan kelangsungan hidup jangka panjang dari organisasi.

Asumsi :

-Organisasi terdiri dari sub-sub bagian yang saling berhubungan.

- Keefektifan membutuhkan kesadaran dan interaksi yang berhasil dengan konstituensi lingkungan.

- Kelangsungan hidup membutuhkan penggantian yang terus menerus untuk sumber daya yang dikonsumsi.

Pandangan sistem ini melihat kepada faktor-faktor seperti hubungan dengan lingkungan untuk memastikan adanya penerimaan yang terus menerus dari masukan-masukan serta penerimaan yang menguntungkan dari keluaran-keluaran.

Fokus : cara-cara yang diperlukan untuk memastikan kelangsungan hidup organisasi terus menerus.

Pendukung sistem tidak mengabaikan pentingnya tujuan akhir tertentu sebagai sebuah determinan dari keefektifan organisasi.

Mereka mempertahankan keabsahan tujuan yang dipilih dan ukuran yang digunakan untuk menilai kemajuan terhadap tujuan-tujuan tersebut.

Dimensi keefektifan :

1. Business volume
2. Production cost
3. New member productivity
4. Youthfullness of members
5. Business mix
6. Workforce growth
7. Devotion to management
8. Maintenance cost
9. Member productivity
10. Market penetration

Kajian diatas mempertimbangkan keluaran-keluaran utama dan memperhatikan cara penting yang harus dipenuhi jika organisasi ingin bisa bertahan hidup dalam jangka waktu yang lama.

Masalah :

• Pengembangan alat ukur yang sah dan handal untuk memperoleh kuantitas atau intensitasnya tidak mungkin.
• Cenderung kurang mementingkan hasil yang cepat

2. Pendekatan Konstituensi Strategis

Organisasi dikatakan efektif apabila dapat memenuhi tuntutan dan konstituensi yang terdapat didalam lingkungan organisasi tersebut yaitu konstituensi yang menjadi pendukung kelanjutan eksistensi organisasi tersebut.

Pandangan ini tidak memperhatikan semua lingkungan organisasi. Pandangan ini hanya memenuhi tuntutan dari hal-hal didalam lingkungan yang dapat mengancam kelagsungan  hidup organisasi.

Asumsi :

• Organisasi diasumsikan sebagai arena politik tempat kelompok-kelompok yang berkepentingan bersaing untuk mengendalikan sumber daya.
• Keefektifan organisasi menjadi sebuah penilaian tentang sejauh mana keberhasilan sebuah organisasi dalam memenuhi tuntutan konstituensi kritisnya yaitu pihak-pihak yang menjadi tempat bergantung organisasi tersebut untuk kelangsungan hidupnya dimasa depan.
• Para manajer mengejar sejumlah tujuan dan bahwa tujuan yang dipilih mewakili respons terhadap kelompok-kelompok berkepentingan yang mengendalikan sumber-sumber daya yang dibutuhkan organisasi untuk kelangsungan hidupnya.

Berikut ini kriteria EO yang khas dari konstituensi strategis yang dipilih

Konstituensi	Kriteria EO yang khas
Pemilik	Laba atas investasi ; pertumbuhan penghasilan
Pegawai	Kompensasi ; tunjangan tambahan kepuasan pada kondisi kerja
Pelanggan	Kepuasan terhadap harga, kualitas, pelayanan
Pemasok	Kepuasan terhadap pembayaran potensi dari penjualan masa datang
Kreditur	Kemampuan untuk membayar hutang
Serikat buruh	Upah dari tunjangan tambahan yang bersaing; kondisi kerja yang memuaskan, kesediaan untuk melakukan tawar menawar yang adil
Pejabat masyarakat lokal	Keikut sertaan dari para anggota organisasi dalam masalah lokal, tidaki adanya kerusakan pada lingkungan masyarakat
Lembaga pemerintahan	Tunduk pada hukum ; menghindari denda dan teguran

Masalah :

• Tugas untuk memisahkan konstituensi strategis dari lingkungan yang lebih besar mudah untuk diucapkan, tetapi sukar untuk dilaksanakan.

Dengan mengoperasikan pendekatan ini, para manajer mengurangi kemungkinan bahwa mereks mungkin mengabaikan atau sangat menganggu sebuah kelompok yang kekuasaan nya dapat menghambat kegiatan-kegiatan sebuah organisasi secara nyata.

3. Pendekatan nilai-nilai bersaing

Tema utama : kriteria yang anda nilai digunakan dalam menilai keefektifan organisasi.

Asumsi :

• tidak ada kriteria "paling baik" untuk menilai keefektifan sebuah organisasi.
• Tidak ada tujuan tunggal yang dapat disetujui oleh semua orang dan juga tidak ada consensus yang menetapkan tujuan mana yang harus didahulukan dari yang lainnya.

Kumpulan dasar mengenai nilai-nilai bersaing :

• Fleksibiltas versus control
• Pilihan bahwa Penekanan harus ditempatkan pada kesejahteraan dan pengembangan manusia didalam organisasi atau kesejahteraan dan pengembangan organisasi itu sendiri.
• Cara versus tujuan organisasi ; yang pertama menekankan pada proses internal dan jangka panjang ; yang lainnya menekankan pada tujuan akhir dan jangka pendek.

Empat macam model atau definisi tentang keefektifan organisasi

1. Human relation model : mendefinisikan EO sebagai adanya tenaga kerja yang terpadu/kohensif sebagai acara dan terampil sebagai tujuan.
2. Open system model : mencakup sel-sel OFM (organitation, flexibility, means) dan OFE (organitation, flexibility, ends). Keefektifan dalam model ini didefinisikan sebagai fleksibiltas sebagai cara dan kemampuan untuk mendapatkan sumber daya sebagai tujuan.
3. Rational goal model : adalah sel OCM (organitation, control, means) dan OCE (organitation, control, ends). Keberadaan dari rencana-rencana tertentu dan tujuan sebagai cara serta produktivitas dan efisiensi yang tinggi sebagai tujuan digunakan sebagai bukti dari keefektifan. Akhirnya sel-sel PCM (people, control, means) dan PCE (people, control, ends) membentuk internal proses model
4. Internal Process model : model ini menekankan pada manusia dan control serta pada penyebaran informasi sebagai cara dan stabilitas serta ketentraman sebagai tujuan didalam penilaian keefektifan.

Delapan sel kriteria EO

SEl	DESKRIPSI	DEFINISI
OFM	Fleksibiltas	Mampu menyesuaikan diri dengan baik terhadap perubahan pada kondisi dan tuntutan dari luar
OFE	Perolehan sumber	Mampu meningkatkan dukungan dari luar dan
		memperluas tenaga kerja
OCM	Perencanaan	Tujuan jelas dan dipahami dengan benar
OCE	Produktivitas dan efisiensi	Volume keluaran tinggi, rasio keluaran terhadap masukan tinggi
PCM	Ketersediaan informasi	Saluran komunikasi membantu pemberian informasi pada orang mengenai hal-hal yang mempengaruhi pekerjaan mereka
PCE	Stabilitas	Perasaan tentram, kontinuitas, kegiatan-kegiatan berfungsi secara lancer
PFM	Tenaga kerja yang kohesif	Pegawai mempercayai, menghormati serta bekerja sama dengan yang lain
PFE	Tenaga kerja terampil	Pegawai memperoleh perhatian, mempunyai keterampilan, dan kapasitas untuk melaksanakan pekerjaan nya dengan baik

Lima tahap didalam daur hidup sebuah organisasi

1. Entrepreneurial : organisasi dicirikan oleh inovasi, kreativitas, dan pengaturan sumber daya. Mendapatkan bantuan dari luar sangatlah penting. Demikian juga, kemampuan untuk menunjukan fleksibiltas.
2. Collectivity : konstituensi strategis kemungkinan besar juga akan termasuk serikat buruh dan para pegawai itu sendiri. Manajemen perlu menciptakan suasana kekeluargaan didalam organisasi dan mengembangkan komitmen yang tinggi dari para anggotanya.
3. Formalisasi dan Kontrol : organisasi telah menjadi dewasa dan konstituensi strategis pada titik ini para pegawai, peminjam uang, pemasok, langganan, dan sebagainya. Mengevaluasi organisasi dalam hal stabilitas dan prodiktivitas.
4. Perluasan struktur : penekanan diletakan pada pemantauan lingkungan eksternal. Konstituensi strategis pada tahap ini menekankan fleksibilitas organisasi, kemampuan untuk memperoleh sumber daya, serta tingkat pertumbuhan organisasi
5. Kemunduran : konstituensi starategis cenderung untuk sama dengan yang terdapat pada saat organisasi baru dimulai perhatian diletakkan pada kemampuan organisasi untuk melakukan inovasi dan memperoleh sumber daya.

Nilai-nilai bersaing mengakui bahwa kriteria majemuk dan kepentingan-kepentingan yang saling bertentangan mendasari setiap usaha dalam menentukan dan menilai EO.

MEMBANDINGKAN KEEMPAT PENDEKATAN TENTANG EO

PENDEKATAN	DEFINISI	BERGUNA PADA SAAT
Pencapaian tujuan	Organisasi efektif sejauh …. Organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan	Pendekatan lebih disukai pada saat… Tujuan jelas, dibatasi waktu dan dapat diukur
Sistem	Sistem organisasi memperoleh sumber yang dibutuhkan	Ada hubungan yang jelas antara masukan dan keluaran
Konstituensi strategis	semua konstituensi strategis paling tidak dipenuhi	Konstituensi memiliki pengaruh yang kuat terhadap organisasi dan organisasi harus menanggapi tuntutan-tuntutan
Nilai-nilai bersaing	Penekanan organisasi dikeempat bidang utama sesuai dengan referensi dari konstituen	Organisasi sendiri tidak jelas mengenal apa yang menjadi penekanan nya atau mengenal minat dalam perubahan kriteria dalam jangka waktu tertentu